Secrétaire de circonscription (H/F)

La secrétaire de circonscription est placée auprès d'une inspectrice de l'Éducation nationale en charge d'une circonscription du 1er degré.
Le poste est situé à la DSDEN de Seine-Saint-Denis à Bobigny.

La secrétaire constitue la ressource administrative de l'équipe de l'IEN et le point d'accueil téléphonique des directeurs des 31 écoles de la ville de Bobigny, des enseignants et des usagers.

MISSIONS:

- Assurer le secrétariat de l'IEN (gestion de la messagerie électronique, accueil physique et téléphonique)
- Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de l'IEN et du pôle de remplacement de la DSDEN
- Assurer la gestion administrative des enseignants : gestion des absences, des remplacements, des grèves


FONCTIONS:

- Accueil téléphonique du public
- Travail de secrétariat : gestion du courrier et des courriels, saisies de documents
- Gestion administrative des personnels avec l'aide des outils informatiques et notamment le suivi du remplacement, le suivi des grèves (MOZART), le suivi des affectations (AGAPE).
- Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings correspondant au champ administratif pour assurer le respect des délais de transmission ou retour des enquêtes et documents administratifs
- Communication avec les interlocuteurs de l'inspection : DSDEN (services, autres circonscriptions), usagers de l'école, écoles (directeurs, enseignants), collèges, municipalités (élus et services municipaux), INSPE, services sociaux, associations, etc.
- Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et documents, accessibles à l'équipe de circonscription

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération 1870,66 euros brut