Secrétaire/Agent.e Adminitratif.ve (H/F)

L'Association Foyer Notre Dame basée à Strasbourg depuis 1923 (180 salariés, 1500 personnes hébergées et accompagnées quotidiennement, 15 M? de budget annuel) met en ?uvre les politiques publiques en faveur des jeunes adultes, des Mineurs Non Accompagnés, des demandeurs d'Asile et des Réfugiés, dans le département du Bas-Rhin et dans la région Grand-Est.

Elle recherche pour ses Résidences Jeunes, un(e) Assistant(e) Administratif(ve)/Secrétaire en CDI à temps plein

Les Résidences Jeunes de l'AFND accueillent et accompagnent des jeunes de 18 à 25 ans (Logement, accès aux droits et à la citoyenneté, emploi, formation, mobilité, sport, culture, loisir) au sein de résidences sur l'Eurométropole de Strasbourg.
Elles fournissent un accueil fondé sur la mixité des publics et l'émancipation des personnes

Vos missions :

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous assurez la fonction d'accueil et la prise en charge des activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité, de discrétion et de qualité relationnelle.

- Secrétariat
Vous assurez des tâches de rédaction des courriers, classement, ouvrez et assurez la tenue administrative des dossiers.
Vous suivez la facturation du service.
Vous réceptionnez, enregistrez et distribuez le courrier de l'établissement et gérez les messages électroniques adressé au secrétariat.
Vous rédigez et mettez en forme les documents, les faites suivre et les classez.
Vous effectuez la saisie informatique, classez, effectuez les statistiques de l'activité et tenez à jour les bases de données (listing des présent/sorties, listings logements).
Vous renseignez l'application CERI, éditez les différents documents en lien avec la comptabilité des logements.
Vous préparez les trames des différents contrats mis en place au sein de l'établissement (séjours, règlement, avenants).

- Collaboration et coordination :
Vous collaborez avec tous les partenaires du service, coordonnez et transmettez les informations, prenez les rendez-vous.
Vous assurez la transmission auprès du Chef de Service et de la Direction du Pôle Jeunesse des statistiques destinées aux partenaires et financeurs.
Documentation :
Vous organisez la documentation, les notes du service ; les affichages obligatoires, en assurez la mise à jour sur les tableaux d'affichage et le classement.
En lien avec le chef de service, vous assurez le suivi du registre de sécurité des locaux

- Fonctionnement matériel du service :
Vous vérifiez l'état des stocks, évaluez les besoins en approvisionnement et définissez les commandes à passer.

- Réunions :
Vous préparez différentes réunions ; participez et rédigez des comptes rendus sur la partie qui vous concerne

- Stagiaires :
Vous pouvez être susceptible d'encadrer ou participer à la formation des stagiaires en secrétariat

Votre profil :

Vous êtes issu(e) d'une formation en secrétariat ou êtes titulaire d'un BTS assistant de direction

Rigoureux(-se) et organisé(e), vous bénéficiez de bonnes capacités d'analyses et rédactionnelles. Vous disposez d'un excellent sens de l'organisation et d'esprit d'initiative.
Vous savez respecter la confidentialité des informations traitées.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, CERI, SharePoint).

Vous appréciez travailler en équipe.

Avantages :

- Epargne salariale
- Titre Restaurant
- Forfait Mobilité
- Congés trimestriels en supplément
Salaire selon expérience et accords CHRS.

Vous disposez d'une forte envie de vous investir dans un métier passionnant, au sein d'une association qui ne cesse de se développer en faveur des publics vulnérables, n'hésitez pas à nous écrire !

En considérant la mission et le profil attendu, merci d'envoyer votre lettre de motivation et votre CV par e-mail à Yasmina FERCHIOU, Directrice de Pôle

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1950.0 Euros à 2300.0 Euros sur 12.0 mois