SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE POLYVALENT/E H/F (H/F)

Leader régional en Bourgogne-Franche Comté, le groupe BOURGOGNE REPRO spécialisé en équipements bureautiques et solutions d'impressions, compte aujourd'hui plus de 70 collaborateurs, 3 sites d'exploitation, 7 agences et est reconnu pour son expérience, son expertise et sa capacité à innover et anticiper sur les évolutions de son marché.

Le groupe BOURGOGNE REPRO recrute pour son site de Dijon : UN/E SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE (H/F)

En étroite collaboration avec les services comptable et commercial, le/la secrétaire adminitratif/ve aide à la gestion quotidienne des tâches administratives.
Il/elle s'occupe principalement de la facturation mensuelle de nos contrats auprès de nos clients.
D'une manière générale, il/elle participe de manière active à toute la vie de l'entreprise.


Principales missions :

- Garantir la bonne facturation des contrats :
- Envoi et relance par mail et par téléphone des demandes de compteurs aux clients pour une facturation au réel
- Envoi et suivi d'un tableau reprenant tous les compteurs des copieurs sous HYPERPRINT à un collaborateur pour qu'il règle les dysfonctionnements
- Paramétrage des augmentations de tarifs en début de mois avant chaque facturation (contrats TOP FULL / marchés publics.)
- Collecte et saisie des compteurs reçus par mail dans le logiciel CEGID, intégration des compteurs reçus par nos logiciels dans notre ERP CEGID
- Assurer l'arrêt des contrats avant chaque facturation
- Facturation des indemnités de résiliations anticipées à la demande de service commercial
- Génération des factures mensuelles
- Envoi des factures dématérialisées par mail ou via CHORUS PRO
- Emission d'avoirs à la demande des services comptable ou commercial

- Gestion administrative :
- Récupérer les numéros d'engagement et les numéros des bons de commandes des clients sous marché public
- Gestion administrative de nos clients sous nos différents logiciels (changement de nom, modification du contrat.)
- Assurer l'accueil physique
- Gestion du standard téléphonique (appels entrants et sortants)
- Ouverture des comptes clients sur notre site internet
- Envoi des contrats originaux à nos clients
- Classement et archivage papier et électronique de nos documents
- Suivi des grands comptes sous la direction du Président

- Autres missions :
- Répondre aux demandes des commerciaux pour leur donner des informations simples
- Résolutions de problèmes techniques par téléphone aux clients

Compétences :
- Maîtriser l'utilisation d'outils informatiques (Pack Office)
- Détenir des notions sur logiciel de Gestion (CEGID souhaité)
- Polyvalence, réactivité, disponibilité
- Être organisé(e), méthodique et rigoureux(se)
- Avoir un bon niveau d'orthographe et des qualités rédactionnelles
- Avoir un esprit de synthèse
- Avoir le sens du relationnel et une aptitude à travailler en équipe

Profil recherché :
Vous avez au moins 2 années d'expérience réussie sur un poste similaire. Vous êtes dynamique et rigoureux(se), à l'aise avec les outils informatiques et avez un bon sens du service client.

Type d'Emploi : Temps plein, CDI
Poste à pourvoir dès maintenant
2 000 ? brut par mois - Variant selon expérience
Mutuelle d'entreprise familiale
Intéressement
Plan Epargne Entreprise
Plan d'Epargne Retraite Collective

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Assurer la facturation mensuelle de nos contrats - Exigé
• maîtrise pack office - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2000 Euros sur 12 mois