Secrétaire administratif(ive) (H/F)

Vous assurez l'accueil et le suivi administratif des apprenants, en tenant compte de la spécificité des statuts de chacun.

1) Accueil
- renseigne du public, sur site, par téléphone, par mail ou par courrier
- informe sur l'offre de formations de la FPCA
2) Gestion des convocations des apprenants aux entretiens de recrutement (participe au recrutement des apprenants)
3) Veille sur la réglementation de l'insertion professionnelle
4) Suivi des dossiers administratifs en lien avec la pédagogie
- suit les dossiers administratifs des apprenants : courriers, listes des inscrits, trombinoscopes, fiches émargements, dossier de rémunération, saisie des éléments pédagogiques et administratifs sur les plateformes des financeurs, lien avec prescripteurs, lecture des cahiers de charges
- suit les dossiers administratifs des stagiaires et convention (en lien avec le responsable de formation)
- suit les conventions de formation financées (conseil régional, Pôle emploi)
- assure la clôture des formations (bilan pédagogique et autres documents)
- suit le déroulé de la formation (de l'ouverture à la clôture de l'action) et la facturation au trimestre. Rédaction des contrats de formation, attestation d'entrée et fin de formation. Suit les périodes en entreprise : conventions de stage, émargement, contrôle et classement des visites.
- prépare la rentrée de septembre et de janvier : création des livrets du stagiaire
- création des dossiers Transition Pro
- création d'une version numérique du livret d'accueil stagiaire
- création de la version numérique du livret d'évaluation pour la formation BPREA
5) Participation aux réponses aux appels d'offre
6) Participation à la communication des centres
- participe à la mise à jour des moyens de communication (plaquette, panneaux d'affichage, etc)
- participe aux JPO (Journées Portes Ouvertes) et autres activités de communication
7) Saisie des données sur les plateformes suivantes :
Saisie des inscrits sur SIGMA (plateforme région)
Saisie des inscrits sur KAIROS (plateforme pôle emploi)
Saisie rémunérations des stagiaires sur ASP (plateforme région)
Saisie des inscrits sur FOROMES (bpjeps0)
Saisie des inscrits sur VIVEA
Saisie des présences sur SOWESIGN

Poste en CDD 12 mois minimum sur 39h/semaine et 21 jours de permanence administrative par an.

Pour ce poste, les moyens qui vous seront fournis sont les suivants : bureau, ordinateur, ordinateur portable et possibilité de télétravail sur une journée.
Il est demandé une expérience technique en secrétariat en raison de la diversité des missions du poste.

***Le poste est à pourvoir le 24/06/2024***
***Pour candidater, nous vous remercions de veiller à transmettre un CV actualisé, accompagné d'un argumentaire détaillé de motivation***

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Adaptation rapide aux outils numériques - Exigé
• #LNV - Souhaité
• Maîtrise des outils bureautiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération selon grille indiciaire