Remplacement congés secrétaire de direction - Eté (H/F)

Recherche pour les mois de juillet / Août un assistant de direction H/F pour un remplacement de plusieurs semaines.
Sous l'autorité du directeur d'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, le(la) secrétaire de direction est chargé(e) de l'accueil, du standard et du secrétariat de la résidence sur laquelle il(elle) intervient. Il(elle) participe à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Il(elle) favorise, par son action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Les activités sont les suivantes :
Le secrétariat
- Assure une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe.
- Réceptionne, trie et oriente le courrier.
- Rédige et met en forme des documents sur support informatique : Word, Excel.
- Classe et archive les différents dossiers.
- Commande, les fournitures de bureau.
L'accompagnement des résidents
- Contribue à l'accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE.
- Participe à la gestion des relations avec les familles.
- Collaboration au développement commercial de la résidence (visites, suivi des prospects, état des lieux.)
- Gestion de la facturation résident et facturation fournisseur en lien avec l'agent d'accueil.
- L'accueil / le standard téléphonique en collaboration avec l'agent d'accueil de la résidence.
La gestion des tâches en lien avec la paie et l'administration du personnel
- Assure le suivi des dossiers administratifs du personnel.

Connaissances requises :
Maitrise des techniques d'assistanat et des outils de secrétariat, dont l'outil informatique.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 2000.00 Euros sur 12.0 mois