Gestionnaire du Secrétariat Général (H/F)

CONTEXTE DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité de la Cheffe de service du Secrétariat Général, vous assurez la préparation et le suivi des instances municipales dans les temps règlementaires, ainsi que l'accomplissement des autres tâches dévolues au Secrétariat Général.

MISSIONS PRINCIPALES
- Compiler les projets de rapports et de délibérations en lien avec les services ;
- Préparer les ordres du jour et les documents (convocations, notes de synthèse, délibérations, etc.) des réunions des instances municipales (Conseils
Municipaux, Commissions et Bureaux Municipaux) ;
- Sécuriser administrativement et juridiquement les instances municipales ;
- Rédiger les comptes-rendus des décisions de la Maire, comptes-rendus sommaires et procès-verbaux des séances des Conseils Municipaux ;
- Préparer les présentations power point des instances municipales ;
- Constituer les dossiers informatiques et papiers des instances municipales et préparer la séance informatique des Conseils Municipaux (outil Cocoon)
- Dématérialiser les dossiers des instances sur la plateforme FAST-ELUS dans le respect des délais impératifs et réglementaires.

AUTRES ACTIVITES
- Participer à la gestion du courrier entrant de la Collectivité (plateforme ELISE) ;
- Accompagner les services à l'utilisation de l'outil ELISE ;
- Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité et effectuer leur publication sur le site de la Ville ;
- Tenir les registres et attribuer les numéros des actes administratifs (arrêtés et décisions) ;
- Participer à la compilation et à la préparation des reliures des actes administratifs de la collectivité et des Ressources Humaines ;
- Apporter son appui juridique à destination des services.

PARTICULARITES DU POSTE
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service (préparation des instances municipales par exemple) ;
- Travail en bureau partagé.

PROFIL SOUHAITÉ
- Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales et de la gestion des assemblées ;
- Connaissance du fonctionnement et des enjeux du contrôle de légalité ;
- Maitrise de la rédaction ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook.) ;
- Rigueur et organisation et sens de la gestion du temps ;
- Bon relationnel et esprit d'équipe ;
- Autonomie et Disponibilité ;
- Discrétion et respect des règles de confidentialité ;
- Capacité d'écoute et de reformulation ;
- Esprit d'analyse et de synthèse.

POURQUOI CANDIDATER À EAUBONNE ?
- Rémunération statutaire ;
- Régime indemnitaire ;
- Prime annuelle;
- Participation employeur mutuelle et prévoyance ;
- Forfait mobilité durable;
- Télétravail sous conditions;
- Amicale du personnel.

Horaires : 38H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération NC