Attaché / Attachée de direction (H/F)

Le Poste :

Au sein de la Chambre d'agriculture de Lot-et-Garonne, votre objectif est d'assister le Président et la Directrice Générale et de leur permettre de mener à bien leurs activités et missions.
Vous contribuez également à valoriser l'image de la Chambre d'Agriculture de Lot-et-Garonne par la qualité de l'accueil et la fiabilité des réponses apportées.

Vos Missions d'assistance :

1. Auprès du Président et des élus
- Gérer et suivre administrativement les activités du Président et son agenda : vous avez un rôle d'alerte et de filtre et participez activement à l'organisation de la présence institutionnelle,
- Réaliser le secrétariat : rédiger les courriers et mels, analyser les courriers et mels reçus et les transmettre au Président et à la Directrice Générale
- Elaborer les frais de déplacements mensuels et les transmettre à la RH
- Gérer les réunions (invitation, organisation), les déplacements (avions, hôtels .),
- Assurer l'interface (mel, courrier, tel) avec les interlocuteurs internes et externes en véhiculant une image positive, dynamique.

2. Auprès de la Directrice Générale
- Assister la Directrice Générale dans l'instruction et la préparation des dossiers et gérer son agenda,
- Superviser le courrier et veiller à la bonne circulation de l'information auprès des salariés et des élus,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction : réceptionner, filtrer, transmettre les messages, renseigner et garantir la qualité et la fiabilité des informations,
- Contrôler en amont courriers et documents à la signature de la Présidence et de la Directrice Générale,
- Piloter le suivi, en lien avec les assistant(e)s, des conventions entre la Chambre d'agriculture et l'ensemble des partenaires,
- Gérer l'organisation et le fonctionnement des instances de la Chambre d'agriculture (Session - Bureau) et assurer la rédaction des PV, délibérations.
- Organiser, en coordination étroite avec la Directrice Générale, les élections consulaires,
- Partager au quotidien l'information après analyse pour garantir la représentation de la Chambre tant sur le plan de ses obligations juridiques, que politiques,
- Veiller au respect des procédures applicables à la Chambre d'Agriculture et assurer la mise à jour des interlocuteurs et autres dossiers sensibles,
- Contrôler la production de documents de communication,


Votre Profil :

Compétence confirmée dans le secrétariat et l'assistance de Direction,
Connaissance du milieu agricole essentielle pour s'intégrer pleinement à ce poste,
Compétences en rédaction, traitement de documents et relation d'équipe,
Maîtrise des outils informatiques et grande capacité d'adaptation,
Aptitude au travail en équipe et aisance relationnelle,
Qualités de diplomatie, organisation, fiabilité et discrétion.
Maîtrise des outils de communication (conception, diffusion) souhaitée,
Se rendre disponible pour assister aux réunions mensuelles de bureaux le soir à partir de 17h.

Horaires : 37H45 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération 13 ème mois