Assistant polyvalent (H/F)

L'assistant polyvalent du Campus Connecté Romans est sous la responsabilité directe de la coordinatrice, et travaille en relation avec l'ensemble des membres de l'équipe du Campus, la salariée au siège de l'association d'Accés, les administrateurs bénévoles de l'association, et des interlocuteurs extérieurs.

Description des missions :

1. Accueillir les publics et appuyer le fonctionnement général du Campus Connecté.

Fonction accueil
- Contribuer à l'accueil quotidien des étudiants inscrits au Campus Connecté
- Accueillir, informer et orienter les personnes de passage au Campus
- Réceptionner les appels téléphoniques, gérer la messagerie vocale
- Tenir à jour le tableau de suivi des demandes de renseignement
- Gérer la documentation mise à disposition des étudiants et des publics (affichage, flyers)

Fonctions administratives liées au fonctionnement général du projet
- Suivre et gérer la boite mail générique du Campus Connecté
- Gérer le logiciel informatique pour l'octroi de badge
- Mettre à jour régulièrement le fichier des contacts partenaires
- Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
- Gérer et archiver la documentation liée au Campus
- Réaliser des comptes-rendus de réunions

Fonctions liées au bon fonctionnement des locaux et du matériel
- Veiller à l'état du matériel et des équipements, et alerter en cas de problème
- Suivre l'intervention des prestataires techniques extérieurs : entretien des locaux, maintenance du parc informatique, réparations diverses, et alerter en cas de problème
- Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
- Suivre le parc informatique, les fournitures et les prêts de matériels (badges, ordinateurs)
- Veiller sur les besoins en petit matériel, faire les achats et commandes si nécessaire
- Anticiper et gérer la réservation de salles hors campus, selon les besoins

2. Suivre et accompagner les démarches administratives des étudiants.

- Assurer l'inscription administrative des étudiants au Campus Connecté
- Suivre le paiement des frais d'inscription et démarches d'adhésion à l'association Accés
- Gérer les demandes de cartes d'étudiant auprès de l'UGA
- Tenir à jour les outils de suivi administratif des étudiants, et constituer un dossier pour chaque étudiant un dossier
- Apporter si besoin un appui aux étudiants pour s'inscrire dans leurs organismes de formation de rattachement, et aux sessions d'examens
- Appuyer les étudiants dans leurs dossiers de demande de bourse, et tout autre démarche administrative utile aux étudiants

3. Contribuer à la communication et à la promotion du Campus Connecté.

- Réaliser des supports d'information : affiches, flyers, courriers
- Assurer l'envoi de mailings aux réseaux partenaires
- Assurer la mise à jour régulière du site web du Campus Connecté
- Participer à la préparation et à l'accueil des publics lors des actions d'information organisées au Campus et en dehors (portes-ouvertes, évènements partenaires, salons et forums)

4. Participer à la vie du Campus avec l'équipe et les étudiants.

- Participer à la préparation des temps collectifs
- Assurer le suivi de la présence étudiante au Campus, et alerter si nécessaire
- Contribuer à la réflexion continue de l'équipe pour animer la vie du Campus, soutenir l'engagement des étudiants au Campus et trouver des réponses aux problèmes rencontrés

De manière transversale, le/la assistant.e polyvalent.e doit contribuer au quotidien, aux côtés des autres membres de l'équipe au respect du cadre d'engagement signé par chaque étudiant.

Un emploi du temps sera discuté en entretien / 17h30 seront réparties sur les horaires d'ouverture du Campus (lundi au vendredi, de 9h à 17h), en prenant en compte les besoins du lieu et les contraintes éventuelles du candidat (H/F)

Horaires : temps partiel Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?
Rémunération Grille convention Organisme de form.