Assistant et gestionnaire Instituts/Initiatives (réf.PIAII) (H/F)

Ce poste est à pourvoir au sein de la Direction de la Recherche et de l'Innovation des Directions Interfacultaires de Sorbonne Université.

Mission :
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

Activités principales :
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéants
- Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses
- Participer à l'élaboration des budgets annuels
- Gérer les commandes de ventes.

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents.

Outils spécifiques à l'activité : Sifac, Smartdata, Lab&Co

CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible.

Horaires : 37H4 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• logiciel SIFAC ou SAP - Souhaité
• Maîtrise des logiciels de bureautiques - Souhaité
• techniques de gestion financière/comptabilité - Souhaité
• techniques de classement et d¿archivage - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération A partir de 2002 €bruts par mois