Assistant(e) de direction en Direction Territoriale (H/F)

Description du poste
En tant qu'adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT), vous pourrez exercer vos missions dans différents domaines.
Dans le cadre des fonctions d'accueil et de secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs,
- Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction,
- Enregistrer le courrier (postale et électronique) et en assurer le suivi,
- Diffuser et afficher l'information,
- Mettre en page, organiser et transmettre la documentation et procéder à leur archivage.
Dans le cadre des missions d'appui au pilotage de la DT :
- Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT,
- Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d'activité,
- Participer à la vérification et à l'agrégation des données reçues des établissements et services.
Dans le cadre du suivi des actes de gestion RH pris au niveau interrégional :
- Mettre à jour les documents de suivi périodique,
- Aider à la préparation et au suivi des élections professionnelles et des comités techniques territoriaux,
- Participer à la constitution du dossier de recrutement des agents contractuels et des travailleurs handicapés.
Dans le cadre du suivi budgétaire et financier des moyens de la DT :
- Contribuer au suivi des besoins en personnel au regard de l'activité des services,
- Aider à la préparation des documents nécessaires pour la tenue des dialogues de gestion avec les établissements et services,
- Saisir les expressions de besoin (achats) pour la DT par l'intermédiaire de « Chorus formulaire ».

Les activités du service
La Protection Judiciaire de la Jeunesse est chargée de mettre en ?uvre les dispositions relatives à la protection de l'enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d'assurer l'exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs. Les professionnels de la DPJJ sont répartis au sein de l'administration centrale, de l'ENPJJ et de neuf directions interrégionales chacune étant composée de plusieurs directions territoriales.

La direction territoriale assure sur le ressort de son territoire la définition et la mise en ?uvre d'une politique territoriale au bénéfice de la continuité des parcours éducatifs.
Le niveau territorial est dédié au pilotage et au contrôle de l'activité des établissements et services secteur public (SP) et secteur associatif habilité (SAH), ainsi qu'au déploiement des politiques publiques dédiées ou concourant aux dispositifs de protection de l'enfance et de la justice des mineurs.

Vos interlocuteurs métiers
La DTPJJ est en lien direct avec les services et établissements PJJ du territoire des Yvelines et la Direction Interrégionale d'Ile-de-France/ Outre-Mer.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience minimum d'un an en secrétariat et bureautique souhaitée

Offres de formation associées à votre prise de poste
Logiciels utilisés en DT : Harmonie, Chorus formulaires.

Informations complémentaires
Organisation du travail : 38h40 par semaine du lundi au vendredi - Horaires d'ouverture : 08h30-18h00
Restauration : Possibilité de déjeuner à la cour d'Appel de Versailles ou sur place dans la cuisine aménagée
Accessibilité en transport/ Parking : A 5 min à pied de la gare Rive Droite - Parking privé derrière la DT

Horaires : 38H40 Travail en journée

Compétences

• Maîtriser les délais - Exigé
• Archiver - Exigé
• Mettre en forme un document - Exigé
• Fiabiliser - Exigé
• Applications métiers (chorus, Harmonie) - Exigé
• Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
• Techniques de secrétariat - Exigé
• Accueillir - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2000 Euros sur 12 mois