Assistant-e Adminstratif-ve pour le Groupe Communication (H/F)

Réf: 24-29-T-DIR-COM

Les missions :

Le groupe Communication recherche un-e remplaçant-e pour un emploi à temps plein ou à temps partiel, notamment pour assister le responsable de la Communication dans toutes les tâches administratives. En particulier, les principales tâches demandées à ce remplaçant seront les suivantes :

* La gestion des aspects administratifs de l'activité du Groupe Communication, y compris le suivi du budget, les demandes d'achat, les ordres de paiement, les relations avec les fournisseurs, l'envoi de matériel et de documentation à des entités externes, la gestion de la base de données... ;
* Le soutien au responsable de la Communication pour l'organisation des visites de presse, des tournages de vidéos et de photos ;
* Le soutien à la production du FLASH (le bulletin d'information interne), y compris la coordination avec les contributeurs et la coordination avec le graphiste stagiaire ;
* Si possible, mais ces tâches peuvent être revues :
- soutien au Chef de la Communication pour l'organisation de visites et d'événements de haut niveau en coordination avec le coordinateur d'événements ;
- couverture photographique des événements et activités de l'ESRF et gestion de la base de données photographiques

Les compétences :
* Diplôme d'enseignement secondaire (BTS, HNC, Bachelor ou équivalent) d'une valeur de 120 ECTS
* Au moins 5 ans d'expérience professionnelle
* Solide expérience en secrétariat, de préférence dans un environnement international
* Bonne maîtrise de l'anglais et bonne connaissance du français - l'anglais est la langue de travail à l'ESRF
* Maîtrise des outils informatiques administratifs et des logiciels de bureautique, mais aussi des logiciels de conception

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Annuel de 31500 Euros sur 13 mois