ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - SERVICE CULTUREL H/F (H/F)

La ville de Maisons-Laffitte recherche activement un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F au sein de la Direction des Affaires Culturelles.

L'agent administratif assure le traitement administratif et comptable de la direction. Il assure le suivi financier de la direction. Il effectue l'ensemble des déclarations nécessaires à l'activité. Il est chargé de l'établissement des dossiers des intermittents et des relations avec les compagnies. Il participe à l'organisation des évènements et à l'accueil des spectacles.

MISSIONS PRINCIPALES
- Préparation et suivi les contrats, décisions, délibérations, conventions de partenariats et déclarations nécessaires à la conduite de l'activité (établissement des états SACEM, SACD, taxes parafiscales sur les spectacles, suivi des avis de paiement)
- Gestion et suivi des déclarations d'intermittents
- Supervision du budget en fonctionnement et en investissement en lien avec les directeurs (tenue des journaux de dépenses et de recettes, établissement des bons de commandes, gestion des factures .)
- Etablissement des contacts avec les compagnies et partenaires institutionnels
- Préparation de l'accueil des artistes (établissement des besoins en hébergement, repas, transport .)
- Gestion des stocks et approvisionnement des évènements
- Etablissement des feuilles de route
- Accueil des publics lors des manifestations et des spectacles
- Suivi de la fréquentation
- Renseignement des outils de suivi de l'activité
- Rédaction de compte rendus de réunion
- Suivi des agendas de travail

ACTIVITES ANNEXES :
- Mission de régisseur

CONTRAINTES - DIFFICULTES DU POSTE :
- Disponibilité en soirée et le week-end. Présence obligatoire sur les spectacles.
- Réactivité liée aux échéances du secteur d'activité
- Contacts permanents avec le public.

FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES
- Formation dans les domaines culturels
- Formation dans les domaines de la gestion et administration

SAVOIRS
- Connaissances et intérêt avérés pour le secteur culturel et artistique
- Connaissances du modèle économique et social du secteur
- Connaissances dans les domaines de la billetterie, de la médiation et de la communication
- Connaissances de l'environnement administratif du spectacle vivant, de l'enseignement artistique
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

SAVOIR-FAIRE
- Capacité à créer et entretenir des relations de partenariats
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques : Pack Office, Outlook, Internet, Réseaux sociaux, logiciel de billetterie, logiciels de mise en page.
- Capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Capacités relationnelles

SAVOIR-ETRE
- Sens du service public
- Rigueur et probité
- Sens de l'accueil : prévention, courtoisie, écoute, patience, discrétion
- Capacité à travailler en équipe
- Dynamisme, capacité d'initiative, réactivité, autonomie
- Créativité
- Capacité à rendre compte, respect de la hiérarchie
- Ponctualité, assiduité, disponibilité

Rémunération et avantages :

Statutaire - Régime indemnitaire - prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) - Participation mutuelle et prévoyance - Politique dynamique en matière de formation - Collectivité adhérente au CNAS - Amicale du personnel - Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun - Dispositif Santé Vous Bien (cours sportifs pause méridienne)

Temps de travail : 39h10 (30 CA, 17 RTT, 2 HP)

=> Poste ouvert aux cadres d'emploi des adjoints administratifs par voie de mutation, détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois renouvelable) à pourvoir dès que possible.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Statutaire