Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

Le Greta Auvergne Agence 43 pour son site de Monistrol recherche un Assistant Administratif H/F :

En étroite collaboration et sous la responsabilité du responsable de formation, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d'effectuer les missions rattachées à un ou plusieurs secteurs d'activité, participant aussi à la mission d'accueil général de l'organisme.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer le courrier postal et électronique entrant/sortant
- Mettre en forme les documents administratifs (compte-rendu, affiche.)
- Assurer la gestion des fournitures, du petit matériel et des véhicules de service
- Participer à l'organisation documentaire
- Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil
- Classement et archivages
- Préparer les fiches de renseignements et émargements pour le recrutement /
informations collectives, envoyer les convocations et les lettres de refus
- Editer les convocations, émargements, autorisations de sorties
- Valider sur les applicatifs clients l'entrée en formation
- Créer et gérer les dossiers administratifs des apprenants : conventions de
formation, attestations d'entrée et de fin de formation, livrets d'accueil,
conventions de stage le cas échéant
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs et pédagogiques
- Saisir les heures apprenants et formateurs.trices, les présences / absences, les
tableaux de bord sur les applicatifs dédiés internes et/ou externes
- Clôturer les actions : avenants des conventions de formation, justificatifs pour la
facturation, archivage (papier et/ou numérique)
- Gérer la rémunération des apprenants
- Participer à la réalisation des suivis post-formation, saisir les données sur les
applicatifs dédiés internes et/ou externes et en assurer la transmission
- Participer aux réunions pédagogiques et d'organisation si besoin
- Gérer les relations administratives avec les partenaires

De manière transversale :
- Veiller au respect des procédures Qualité, notamment en portant une attention
particulière sur la norme des documents utilisés et la traçabilité du réalisé, et
contribuer à l'amélioration permanente du système Qualité

Connaissances :
- Environnement professionnel
- Techniques de communication écrite et orale
- Connaissances réglementaires de la formation

Compétences opérationnelles
- Mettre en forme, enregistrer et classer les documents
- Accueillir les publics
- Savoir planifier et respecter les délais
- Maîtriser les outils bureautiques et les environnements numériques
- Utiliser les applicatifs dédiés internes et externes
- Mettre en ?uvre des procédures et des règles

Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Maitrise du pack office

Horaires : temps partiel Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération selon grille de l'Education nationa