Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

CONTEXTE ENTREPRISE
Le Château de La Mothe, un joyau médiéval classé monument historique situé au c?ur de l'Auvergne, dans l'Allier. Offrant 5 chambres d'hôtes, 5 gîtes, 5 salles de réception, une cuisine et une capacité d'accueil de 80 personnes, notre domaine s'étend sur 6 hectares, entre piscine et jardin d'honneur.

Le Château de La Mothe étant en plein développement de son activité.

FINALITES DU POSTE
L'Assistant(e) administratif(ve) aide le dirigeant de l'établissement ainsi que l'adjoint d'exploitation sur les aspects suivants :
Assurer la gestion administrative et le lien avec le directeur et les autres services du groupe (comptabilité et finance)
gestion des prestataires et partenaires
gestion des réservations
gestions des voyageurs
gestion de la logistique

ACTIVITES PRINCIPALES
- Accueil et gestion administrative
Accueil téléphonique
Classement de documents
Traitement des courriers
Mise en forme des courriers recommandés envoyés ou reçus

- Facturation - Comptabilité
Répondre aux demandes entrantes des clients (élaboration des devis, réservation sur CRM et /ou sur word.)
Elaboration de bon de commande fournisseurs
Edition des factures
Contrôle factures fournisseurs
Saisie des éléments comptable
Préparation et envoi à Montpellier de tous les éléments comptables (factures fournisseurs, factures clients, notes de frais, autres).
Préparation des paiements fournisseurs

- Site d'exploitation
Gestion des partenaires et prestataires
Prise de rendez-vous avec des partenaires et prestataires
Suivi des planning prestataires externes (femmes de ménages, traiteur.)
Vérification des heures effectuées par les prestataires


Gestion des réservations
Mise à jour périodique des plateformes de réservations (tarifs, textes, photos, autres)
Suivi des demandes (suivis et relances) de réservations liées aux plateformes :
Mariages sur Mariages.net et autres.
Locations des logements (Gites et Chambres d'Hôtes), Booking, Rbnb, autres, toutes les plateformes liées à mon Chanel manager EVIIVO.
Location des salles sur Kactus et autres

Gestion des voyageurs
Assurer le suivi des départs et des arrivés (check in et out)
Renseigner les clients sur les activités, les restaurants et commodités alentours
Recueil de la satisfaction clients

Gestion de la logistique
Identification du matériel arrivant en rupture de stocks (fourniture de bureau et d'entretien, bois .) auprès prestataires externes et des équipes en interne
Commande aux fournisseurs pour approvisionner le stock
Assurer le suivi de livraison avec les différents fournisseurs

Participation le jour J des événements
Préparation des salles de réception : disposition des tables et des chaises, décoration des salles
Accueil du publics
Les missions du poste peuvent évoluer au fur et à mesure de votre contrat

FORMATION ET EXPÉRIENCE
Un diplôme de niveau Bac +2 à Bac + 3 dans l'administratif

Une expérience significative d'au moins 2 ans en tant qu'assistant(e) administratif(ve) est demandée


COMPETENCES
Expérience en gestion administrative
Capacité d'organisation
Maîtrise du Pack office
Maîtrise de la langue française écrit et parlé

SAVOIR - ETRE
Autonomie et polyvalence
Sens de l'écoute
Aptitudes relationnelles
Rigueur et méthode

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Français - Souhait?
Rémunération 16 800 € net annuel pour 35h