Assistant de direction (F/H)

Expectra, leader en France de l'intérim spécialisé et du recrutement en CDI de cadres et agents de maîtrise.
Les consultants du Département Comptabilité & Finance vous proposent des opportunités de carrière.

Vos principales missions seront:
Gestion des agendas des responsables d'unité
Veille active et régulière sur les agendas des responsables d'unité (agencer les réunions de façon réaliste en prévoyant notamment les délais de route, les pauses déjeuner, supprimant les chevauchements de réunion...)
Organisation de points agenda hebdomadaires pour chaque responsable d'unité dont elle aura la charge
Organisation de réunions
Organisation de réunions à la demande des responsables d'unité et ponctuellement des équipes
Mise en place de la comitologie (comité stratégique, comité de pilotage, comite de projet, réunion d'unité...)
Participation aux réunions d'unité
Planification en récurrence de points contact (bilatérale) avec le staff de direction
Réservation des salles de réunion via WELLCO
Accueil des personnes extérieures
Gestion du courrier
Traitement du courrier des unités en format papier et dématérialisé :
Réception, tri puis transmission (casiers individuels, mail, GECCO)
Rédaction, mise en forme et transmission de courrier (note d'unité, note de délégation...)
Traitement de l'information /Archivage des documents
Création d'une ressource commune (Urbanbox, TEAMS, Sharepoint, GED...)
Archivage des compte-rendu de réunion, support de présentation
Gestion de listes de diffusion
Gestion des achats et des commandes
Commande de plateaux repas via I-PROCUREMENT
Réservation des billets de train/avion et hôtel via NOTILUS lors des déplacements
Saisie, suivi, réception des commandes et traitements des litiges éventuels
Réception des commandes au quai de livraison
Activités transverses pour les équipes
Mise en place d'un tableau de suivi des congés sur TEAMS, TT
Mise à disposition de documents normés /mode opératoire dans la ressource (support de présentation, compte rendu, trame courrier, envoi de recommandés...)
Achat de fournitures au regard des besoin de l'équipe et du stock disponible au sein des unités
Organisation d'évènements : séminaire, déjeuner, voyage...
Gestion du temps et du pointage des absences dans le logiciel TRANSAT
Saisie des déclarations d'accidents de travail via ACCILINE
Mise à jour des organigrammes des unités
Planification des EAP
Mise à jour de l'annuaire d'entreprise via ANTILOPE- Création de la fiche sur ANTILOPE
Accueil des nouveaux arrivants
Demande de PC, et des habilitations au niveau informatique via SIMET
Demande de carte d'accès

La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération Annuel de 35000 Euros sur 12 mois