Assistant de direction en équipe fonctionnelle (H/F)

Assistant de Direction en équipe Fonctionnelle H/F

A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action.

Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.

Pour notre site de PRIZIAC (56320), nous recherchons un Assistant de Direction en équipe fonctionnelle H/F en CDD à temps plein jusqu'au 17-05-2024-éventuellement reconductible

Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes :

Accueillir et informer,
- Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
- Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux,
- Orienter les visiteurs,
- Gérer la signalétique,
- Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux.
Coordonner et organiser
- Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service,
- En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
- Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport ),
- Organiser et suivre un plan de classement administratif,
- Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance,
- Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
- Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements,
- Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau.
Assurer le travail administratif
- Traiter le courrier des Services Généraux
- Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
- Gérer la base de données contacts du service,
- Rédaction de lettres, courriers et comptes-rendus,
- Tenir à jour différents agendas et planning, prise de rendez-vous,
- Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
- Gérer un fond de caisse,
- Réaliser des bons de commandes, notes de frais, suivi des factures,
- Suivi des cartes/chèques déjeuner.
Assister le Responsable des Services Généraux (RSG)
- Gérer l'agenda du RSG,
- Assister le RSG dans le travail administratif et le suivi budgétaire,
- Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
- Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs,
- Transmettre les éléments de paie au service comptabilité,
- Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, ),
- Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
- Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
- Suivi administratif des déclarations aux assurances,
- Gérer le prêt des véhicules de l'établissement,
- En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de maintenance des véhicules et le suivi des cartes carburants,
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules.

Profil :
- Titulaire d'un diplôme ou d'une formation d'assistante de direction (BTS Assistant(e) de manager ou BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI), vous justifiez d'une première expérience de 3 années réussie en secrétariat ou en tant qu'assistant(e) de direction,
- Accessible, agréable et autonome,
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez faire preuve de pragmatisme et êtes réactif(ve),
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils collaboratifs
- Connaissance en droit du travail et en comptabilité

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Selon expérience