Assistant / Assistante Scolarité (H/F)

Fondée en 1967, EBS - European Business School - est une Grande Ecole de management. Membre de la Conférence des Grandes Écoles (CGE), l'école délivre un diplôme revêtu du VISA et du Grade de Master (CEFDG) et possède l'accréditation internationale EFMD Master pour son Programme Grande Ecole.
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EBS est à la recherche de son nouveau talent - Assistant Scolarité (H/F) pour rejoindre son équipe.

Description du poste
Au sein de la Direction des Programmes, l'Assistant.e scolarité assure la gestion de la scolarité des étudiants (français, internationaux, ainsi que ceux en situation d'handicap). Le poste s'intègre au Student Office EBS et participe pleinement à l'expérience et à la satisfaction étudiante en constituant tout d'abord une source d'information de premier niveau pour ses interlocuteurs étudiants, tout en assurant leur suivi administratif, le suivi de leur assiduité, la préparation et participation aux conseils de promotion, et l'alimentation du système d'information et des pages du campus numérique. L'assistant.e scolarité participe à l'organisation des réunions des délégués et des points rencontres entre les étudiants et le programme, ainsi que celle des rentrées dont elle/il assure en début d'année universitaire le suivi des inscriptions et des réinscriptions des étudiants d'un point de vue administratif et pédagogique.

Front Office
- Orientation des étudiants selon les informations demandées vers les interlocuteurs dédiés ;
- Accueil des intervenants occasionnels de l'équipe pédagogique de l'école

Gestion de la scolarité des étudiants
- Participation à l'organisation des rentrées administratives des étudiants ;
- Inscription Administrative des Etudiants
- Inscription Pédagogique des Etudiants (affectation des étudiants dans des groupes-programme)
- Gestion de l'assiduité Etudiants (processus assiduité des étudiants)
- Organisation des réunions délégués et points rencontres, établissement des comptes-rendus
- Gestion des Cartes Etudiants (commande, distribution)
- Gestion & Qualification des Données Etudiants dans le SI
- Gestion Démissions, Interruptions, Report, Ajournement Etudiants

Homologations Pédagogiques
- Edition et diffusion des attestations de réussite et des bulletins de note
- Gestion des absences aux évaluations des étudiants (contrôles continus, examens finaux, rattrapages)
- Diffusion des notes d'évaluation (contrôles continus, examens finaux, rattrapages).
- Préparation et traitement des jurys de fin d'année et de Diplomation (envoi des listes et des PV de jurys, MàJ des décisions de jury sur les fiches des apprenants, diffusion de la liste des diplômés)

Gestion des étudiants en situation de handicap
- Orientation et accompagnement des étudiants en situation de handicap
- Traitement des demandes d'aménagement (tiers-temps pour les examens notamment) ; Mise en place des aménagements


Savoirs, Savoirs-faire ou Savoir-être spécifiques au poste

- Structurer ses activités en fonction des résultats à atteindre dans un temps déterminé (gère son temps, gère la situation, gère ses ressources, planifie, anticipe)
- Capacité à obtenir des résultats dans les délais impartis (centré sur la performance, adapte ses planaux aléas, assume jusqu'au bout, résiste à la pression)
- Capacité à Développer un esprit Qualité de service (sens du client interne et externe, respect des modes opératoires)
- Capacité d'écoute et de remontées d'information
- Maîtrise des outils de bureautique
- Facilite et développe les relations et la communication inter-services
- Connaissance de la pédagogie (méthodes et techniques)

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective - Exigé
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs - Exigé
• Repérer des dégradations ou incidents - Exigé
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Annuel de 25000 Euros à 30000 Euros sur 12 mois