Assistant / Assistante de direction

Accueil et Communication :

- Accueillir et orienter les visiteurs, identifier leurs demandes et les traiter en conséquence.
- Répondre efficacement aux appels téléphoniques, en prenant des messages détaillés et en les transmettant aux destinataires concernés.
- Gérer les courriels et les messages électroniques, en effectuant un tri pertinent et en assurant une réponse ou une redirection appropriée.
- Planifier et organiser les rendez-vous pour la Direction et la Direction Administrative et Financière, en tenant compte des contraintes de disponibilité.
- Superviser la réception des fournisseurs, notamment en ce qui concerne le dépôt de factures et les règlements, en assurant un suivi rigoureux et en maintenant à jour les registres de suivi.

Administratif et Secrétariat :

- Assurer la réception, l'enregistrement et la répartition du courrier entrant dans la base de données dédiée, en veillant à son traitement dans les délais impartis.
- Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers, en assurant leur suivi et leur archivage dans les dossiers appropriés.
- Gérer les paiements et les encaissements, en veillant au respect des échéances et en assurant le suivi des factures.
- Effectuer les opérations bancaires et de trésorerie nécessaires, en coordination avec les instructions de la Direction.
- Collaborer avec les partenaires financiers et les assureurs pour le suivi des documents et des contrats.
- Participer activement à la gestion des stocks de fournitures de bureau et des équipements téléphoniques, en assurant leur réapprovisionnement régulier.
- Apporter un soutien administratif lors des déplacements, réservations et commandes diverses, en veillant à leur bonne organisation et à leur suivi.
- Contribuer à la préparation des documents comptables, notamment en vue du bilan annuel, en assurant la collecte et la vérification des pièces justificatives.

Recouvrement :

- Assurer le suivi des paiements clients en retard, en émettant des relances adaptées par téléphone, courrier ou email.
- Collaborer avec le service comptabilité pour la gestion des impayés, en fournissant les informations nécessaires et en suivant les procédures établies.
- Participer à la mise en place de solutions de recouvrement amiable ou judiciaire, en collaboration avec les conseils juridiques si nécessaire.
- Maintenir des rapports réguliers sur l'état des créances et des recouvrements, en fournissant des rapports et des analyses à la Direction.
- Mise à jour de la fiche client à chaque ouverture d'un nouveau client.
- Transmission du formulaire de l'ouverture du compte et s'assurer du retour du formulaire ainsi que de tous les documents demandés, éventuellement du chèque de caution.
- Procéder à l'ouverture de compte, compléter la fiche client sur sage et lier les documents correspondants.
- Transmission chaque mois du relevé de compte par mail à chaque client pour s'assurer que les factures sont bien transmises.
- Retransmettre les factures non reçues et réaliser une première relance.
- Après dix jours, faire une seconde relance et établir une mise en demeure avec calcul des IR à transmettre en RAR avec la facture des IR.
- Transmission du dossier à l'avocate ou à l'huissier et suivi des chèques impayés.
- Suivi des créances en RJ avec envoi des documents demandés par le mandataire.

Activités transversales :

- Participer à la rédaction de divers documents et à la gestion des demandes administratives, en apportant un support aux différents services de l'entreprise.
- Collaborer étroitement avec les équipes opérationnelles pour assurer une communication fluide et efficace, en relayant les informations pertinentes.
- Garantir la confidentialité et la sécurité des informations traitées dans le cadre des missions confiées, en respectant les procédures internes et les réglementations en vigueur.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Rémunération Selon profil