Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le poste sera partagé entre les sites de Rueil-Malmaison (92) et Paris 20ème.

Rattaché(e) à la Directrice des deux établissements ( sur le 92 et 75), le/l'assistante administrative assure les tâches d'accueil physique et téléphonique, le secrétariat et le suivi administratif de tous les éléments liés aux ressources humaines et au suivi de l'activité. Plus généralement, il/elle assure la fonction d'assistance de l'équipe de direction.
Il/elle sera force de proposition, auprès de la Directrice des établissements, dans ses domaines de compétences.

Missions:
- Assure l'accueil physique et téléphonique et la gestion du courrier entrant et sortant
- Assure la coordination des informations au sein de l'équipe
- Participe aux réunions institutionnelles et aux réunions de projets
- Organise, planifie et tient à jour les dossiers administratifs inhérents à l'activité
- Renseigne, contrôle et transmet les fichiers informatisés concourant à la gestion du personnel, la paie et l'activité des services
- Assure le suivi des dossiers assurance
- Planifie les formations obligatoires et transmet les documents relatifs au suivi du plan de formation
- Elabore les statistiques en lien notamment avec les rapports d'activités
- Veille au respect des affichages obligatoires
- Apporte son soutien administratif sur un plan technique : suivi du registre de sécurité et gestion du tableau des vérifications réglementaires « maintenance technique et sécurité »

Profil :
- BTS ou Bac Pro secrétariat - gestion. Excellente maîtrise du pack office
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Organisé.e, proactif.ve, rigoureux.se et dynamique
- Motivation pour le monde associatif et Intérêt marqué pour le secteur de la protection de l'enfance

Rémunération : Selon CCN66 et selon ancienneté (statut non-cadre). Tickets restaurants, avantages CSE

Horaires : temps partiel Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 1800.00 Euros à 2500.00 Euros sur 12 mois