Assistant administratif / Assistante administrative Bilingue (H/F)

Contribuer à l'appui du Responsable Administratif et Immigration de la structure dans la gestion des dossiers de salariés en mobilité géographique professionnelle avec les acteurs institutionnels et privés.

Vos missions principales seront :

- Prendre en charge un salarié en mobilité dans sa recherche de logement et démarches administratives
- Gérer le premier contact téléphonique avec le salarié en mobilité et lui apporter informations et conseils
- Valider l'envoi des mails automatiques au salarié en mobilité et à l'employeur
- Réceptionner et traiter les documents transmis par le salarié en mobilité et l'employeur ; procéder aux relances si nécessaire.
- Mettre à jour l'outil de gestion « Base de données interne » et les différents outils de suivi
- Attribuer le dossier aux consultants Relocation ou aux partenaires sous-traitants
- Procéder aux relances des dossiers salarié « prospects » et des sous-traitants

- Instruction des dossiers « Procédures d'Immigration »
- Support sur l'instruction des dossiers de demandes de permis de travail et de procédures d'immigration pour les salariés étrangers
- Procéder à la facturation
- Gérer les missions de recherche de logement temporaire et/ou ponctuellement les recherches de logement pérenne :

- Recherche de logement et accompagnement, validation du dossier administratif avec réclamation des documents manquants, Validation des critères de recherche de logement
- Prise de RDV en présentiel ou distanciel
- Recherche de logements ciblés auprès des professionnels de l'immobilier, bailleurs sociaux, bailleurs privés, sites et journaux gratuits
- Préparation du dossier administratif : Garantie Visale, procurations, ...
- Préparation du programme de visites de logements après validation du candidat en présentiel ou en distanciel (Face time, WhatsApp,...)
- Accueil et accompagnement individuel lors des visites de logement ou en distanciel (Face Time, WhatsApp,..) ,
- Préparation d'une pochette de documentations de la région d'accueil
- Si nécessaire : présentation informatique de la région
- Validation du dossier administratif avec collecte des documents manquants
- Dépôt du dossier de réservation auprès du professionnel de l'immobilier ou du bailleur privé
- Signature bail, Etat des lieux entrants,
- Gérer l'attestation d'assurance Multirisque Habitation
- Ouverture des contrats suivants : Electricité, Gaz, Eau
- Instruction des dossiers : Garantie Visale.

Vous appréciez l'organisation et la gestion des priorités aux même titre que la relation client, ce poste est fait pour vous !
Réactif, adaptable vous mettez en place des actions nécessaires pour fidéliser nos clients parce que vous estimez que vous avez un rôle à jouer dans le développement de notre groupe.
Plus qu'une expérience, nous recherchons surtout une personnalité ! Intégrer INSITU GROUPE c'est rejoindre un Groupe en plein développement dans une équipe dynamique !

Anglais Exigé
Une première expérience dans le secteur de l'immobilier serait appréciée

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Espagnol - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ?).
Rémunération Annuel de 26000 Euros à 28000 Euros sur 12 mois