Assistant administratif / administrative (H/F)

Objectif : Assurer le bon fonctionnement administratif de la CPTS et des projets associés.
Positionnement hiérarchique :
L'assistant.e administratif.ve exercera ses fonctions sous la responsabilité opérationnelle de la Directrice et du Bureau de l'association de la CPTS de Vienne
La responsabilité contractuelle est exercée par le GE CPTS.

Missions et activités
Mission 1 : Gestion de l'administratif
- Gérer les mails : tri et 1ère réponse aux demandes diverses ; en cas de besoin, transmission à l'interlocuteur compétent si nécessaire (Directrice-Bureau-Conseil d'Administration).
- Gérer le courrier : ouverture, 1er tri, transmission à l'interlocuteur compétent si nécessaire (Directrice-Bureau-Conseil d'Administration), envois postaux.
- Gérer les contacts et les adhésions : suivi des adhésions, réalisation des attestations d'adhésions, mise à jour des listings
- Assurer l'interface téléphonique avec les professionnels de santé : liens réguliers (téléphonique, WhatsApp, mail) avec les adhérents de la CPTS pour suivi des actions, relais avec le Conseil d'Administration...
- Réaliser les démarches administratives liées à la vie associative (en lien avec la Directrice) : déclaration de changements à la Préfecture, etc.
- Archiver et classer de tous les documents importants de l'association.
- Rédiger certains comptes rendus (Conseil d'Administration, Assemblée Générale, autres).

Mission 2 :
Gestion de la comptabilité en lien avec les Trésoriers et la Directrice
Gérer la facturation : vérification, codage, rangement.
Gérer les indemnités : édition des fiches d'indemnités, suivi du Tableau des indemnités, édition des fiches récapitulatives annuelles.
Saisie comptable (hors nomenclature) sur le logiciel comptable du cabinet d'expert-comptable.
Faire des demandes de devis (en lien avec la Directrice).

Mission 3 : Gestion de l'intendance
Organiser l'intendance de la CPTS (réservation de salles, de traiteurs, gestion des stocks de fournitures)
Imprimer les feuilles d'émargement et documents divers, et mettre en place un tableau de suivi de participations aux réunions
Réaliser divers achats au titre de la CPTS (en lien direct avec la Directrice).
Aider à la préparation des évènements de la CPTS (en lien avec le.la Chargé.e de communication).

Mission 4 : Animer la vie associative de la CPTS
Participe à la communication, aux activités de marketing, aux journées événementielles de la CPTS
Participe aux réunions d'équipe
Participe à la rédaction de documents (CR, réponse à appels d'offre, demande de financement, rapport d'activité annuel)
Participe à la gestion administrative du personnel

Mission 5 : Mettre en ?uvre le projet de santé de la CPTS
Suis l'avancée des projets pour être en mesure de répondre à des demandes simples
Appui administratif en fonction des besoins
Contraintes et difficultés du poste

- Déplacements sur le territoire (remboursement des frais Kilométriques).
- Disponibilité occasionnelle en soirée : présence lors des Assemblées Générales, des Conseils d'Administration (à minima trois fois par an).

Qualification : Bac avec expérience minimum de 2 années (dans le domaine de
l'assistanat administratif) ou Bac+2 dans le domaine de l'assistanat administratif.

Les « savoirs »
- Pratique de gestion administrative et comptable associative serait un plus
- Connaissance du réseau local serait un plus

Les « savoir-faire »
- Excellentes qualités rédactionnelles,
- Maitrise de l'outil informatique (excel et word)

Les « savoir-être »
- Aisance relationnelle,
- Diplomatie,
- Sens du travail coopératif et en équipe,
- Sens de l'organisation et rigueur.

Rémunération et type de contrat

CDI à mi-temps (17.50h) hebdo

Salaire : selon expérience et grille salariale du Groupement d'Employeurs GECPTS

Horaires : temps partiel Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération A DEFINIR SELON PROFIL