Agent administratif (H/F)

Présentation

L'Association des Étudiants et des Jeunes de Mayotte (AEJM), anciennement connue sous le nom d'Association des Étudiants du Centre Universitaire de Mayotte (AECUM), est une association départementale dont le siège est situé à Dembéni. Fondée en 2013, elle s'adresse aux jeunes âgés de 15 à 25 ans inscrits dans l'enseignement supérieur et la formation professionnelle à Mayotte. En outre, elle mène des actions dans les quartiers prioritaires de la politique de la ville.
Actuellement, l'AEJM concentre ses interventions principalement dans les communes de Dembéni et Bandrélé, ainsi que dans les établissements scolaires, en particulier les lycées de Mayotte. Elle étend également ses actions à d'autres communes de l'île en fonction des demandes de nos partenaires.
L'association est constituée d'une équipe d'une dizaine de salariés, qui ?uvre dans différents domaines tels que la promotion de la santé, l'animation et la promotion de la vie étudiante, ainsi que l'accompagnement social et l'insertion.
À ce jour, l'AEJM se structure autour de deux services principaux : la prévention santé et l'animation et la vie étudiante. Par ailleurs, un service d'insertion socioprofessionnelle est en cours de développement, ainsi qu'un projet d'épicerie solidaire qui est en phase de préfiguration.


Mission du poste :

L'agent administratif polyvalent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entreprise. Il enregistre, codifie, met à jour les documents administratifs selon les instructions données. Il accomplit des saisies informatiques, la reprographie des dossiers courants. Il gère et commande les stocks de fourniture sous la supervision de son supérieur. Il peut traiter ou gérer l'entièreté des tâches administratives, L'agent administratif polyvalent peut également travailler en relation directe avec le public.




Missions principales :

Suivi des subventions aux associations :
- Accompagner l'association dans leur demande de subventions ;
- Réceptionner, enregistrer et numériser les dossiers ;
- Assurer le suivi des associations en mettant à jour régulièrement les tableaux de suivi ;
- Rédiger des documents administratifs (délibération, convention, courriers, compte rendu de réunion)
- Relancer les associations en cas de dossiers subventions incomplets
- Information aux associations des subventions votées en conseil



Compétences et qualifications requises :

- Rédiger les comptes rendus et rapports synthétiques des rencontres élus ou services et associations
- Maitriser les règles du protocole et règles élémentaires de bienséance et courtoise
- Savoir rédiger un cahier des charges et analyser un dossier de subvention
- Relever les incidents et les dysfonctionnements et en alerter le responsable
- Rendre compte de son activité à l'autorité territoriale et être force de propositions
- Sens du service public et des relations avec le public
- Gérer les imprévus
- Maitriser les bonnes pratiques de sécurisation d'un évènement de voie publique
- Grande réactivité et esprit d'équipe
- Très bon relationnel
- Discrétion, méthodologie et organisation
- Connaitre la règlementation associative


Conditions d'emploi :
Diplômes : Niveau baccalauréat
Type de contrat : CDD de 12 mois
Temps de travail : 35 heures/semaine
Lieu de travail: AECUM, 06 rue Lambert Iloni 97660 DEMBENI
Des déplacements sont à prévoir sur le territoire en fonction des actions menées.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 1700.00 Euros sur 12.0 mois