Description du poste :
SECRETAIRE DE DIRECTION
EHPAD Résidence la Septfontoise
BTS exigé
CDI - Temps partiel de 16h hebdomadaires (Travail en binôme afin de compléter un temps partiel)
Prise de poste au 09 Juillet 2026
Le poste et les missions
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la gestion des courriers et courriels, l'organisation de l'agenda de la direction ainsi que la rédaction et la diffusion des documents administratifs (notes de service, comptes rendus, dossiers usagers et documents salariés). Vous veillez également au suivi des paiements et à la réalisation des enquêtes réglementaires.
Vous êtes l'interlocuteur privilégié de la Direction Bassin pour la préparation des instances institutionnelles, l'organisation des élections représentatives, la transmission des éléments de communication et des plannings d'astreinte, ainsi que l'élaboration et le suivi des conventions de partenariat.
Vous contribuez au bon fonctionnement de l'établissement en assurant la gestion des commandes, le suivi des stocks, la mise à jour des documents institutionnels, l'édition des plannings et la création d'outils de suivi. Vous coordonnez également le parc informatique et téléphonique et gérez les habilitations informatiques.
Qui sommes nous
L'ASEI est une communauté solidaire qui, depuis plus de 70 ans, accompagne les enfants, les jeunes et les adultes en situation de handicap ainsi que leurs familles. À travers ses établissements et services, elle soutient chacun dans son parcours, valorise ses talents et favorise son autonomie pour construire une société plus inclusive.
L'équipe
L'EHPAD dispose d'une unité spécifique Alzheimer de 14 places, au sein de locaux neufs, conçus pour offrir un environnement sécurisé, confortable et adapté. L'accompagnement repose sur une approche non médicamenteuse privilégiant l'utilisation d'outils spécifiques, favorisant le bien-être, la stimulation des capacités et le respect du rythme de chaque résident.
Ensemble, nous formons un collectif soudé avec équipe pluridisciplinaire où nous mettons nos savoir-faire au service des autres. Nous travaillons dans un esprit de confiance, de soutien et de partage. Notre ambition commune : accompagner avec bienveillance au quotidien.
Le petit plus
L'établissement applique la Convention Collective 51 et porte une attention particulière à la qualité de vie et aux conditions de travail (QVCT). Dans ce cadre, deux séances mensuelles d'ostéopathie ou de massages sont proposées aux professionnels, entièrement prises en charge par l'établissement, afin de favoriser le bien-être au travail et la prévention des troubles liés à l'activité professionnelle.
Informations complémentaires :
Débutants acceptés
Une expérience en ESSMS serait un plus Vous êtes tenu au devoir de confidentialité
SAB : classification ccn51 + Ségur 2 + prime grand âge / Reprise d'ancienneté
residence.septfontoise@asei.asso.fr
https://www.asei.asso.fr/centres/residence-la-septfontoise
Horaires : Temps partiel - 16H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération CCN51 + SEGUR 2
Description du poste :
SECRETAIRE DE DIRECTION
EHPAD Résidence la Septfontoise
BTS exigé
CDI - Temps partiel de 16h hebdomadaires (Travail en binôme afin de compléter un temps partiel)
Prise de poste au 09 Juillet 2026
Le poste et les missions
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la gestion des courriers et courriels, l'organisation de l'agenda de la direction ainsi que la rédaction et la diffusion des documents administratifs (notes de service, comptes rendus, dossiers usagers et documents salariés). Vous veillez également au suivi des paiements et à la réalisation des enquêtes réglementaires.
Vous êtes l'interlocuteur privilégié de la Direction Bassin pour la préparation des instances institutionnelles, l'organisation des élections représentatives, la transmission des éléments de communication et des plannings d'astreinte, ainsi que l'élaboration et le suivi des conventions de partenariat.
Vous contribuez au bon fonctionnement de l'établissement en assurant la gestion des commandes, le suivi des stocks, la mise à jour des documents institutionnels, l'édition des plannings et la création d'outils de suivi. Vous coordonnez également le parc informatique et téléphonique et gérez les habilitations informatiques.
Qui sommes nous
L'ASEI est une communauté solidaire qui, depuis plus de 70 ans, accompagne les enfants, les jeunes et les adultes en situation de handicap ainsi que leurs familles. À travers ses établissements et services, elle soutient chacun dans son parcours, valorise ses talents et favorise son autonomie pour construire une société plus inclusive.
L'équipe
L'EHPAD dispose d'une unité spécifique Alzheimer de 14 places, au sein de locaux neufs, conçus pour offrir un environnement sécurisé, confortable et adapté. L'accompagnement repose sur une approche non médicamenteuse privilégiant l'utilisation d'outils spécifiques, favorisant le bien-être, la stimulation des capacités et le respect du rythme de chaque résident.
Ensemble, nous formons un collectif soudé avec équipe pluridisciplinaire où nous mettons nos savoir-faire au service des autres. Nous travaillons dans un esprit de confiance, de soutien et de partage. Notre ambition commune : accompagner avec bienveillance au quotidien.
Le petit plus
L'établissement applique la Convention Collective 51 et porte une attention particulière à la qualité de vie et aux conditions de travail (QVCT). Dans ce cadre, deux séances mensuelles d'ostéopathie ou de massages sont proposées aux professionnels, entièrement prises en charge par l'établissement, afin de favoriser le bien-être au travail et la prévention des troubles liés à l'activité professionnelle.
Informations complémentaires :
Débutants acceptés
Une expérience en ESSMS serait un plus Vous êtes tenu au devoir de confidentialité
SAB : classification ccn51 + Ségur 2 + prime grand âge / Reprise d'ancienneté
residence.septfontoise@asei.asso.fr
https://www.asei.asso.fr/centres/residence-la-septfontoise
Horaires : Temps partiel - 16H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération CCN51 + SEGUR 2