Description du poste :
Missions :
Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l'établissement. Vous facilitez la circulation de l'information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l'association des Papillons Blancs de Lille.
Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne :
- Gère l'accueil physique et téléphonique de l'établissement : réception, orientation, information en cas d'absence de la secrétaire.
- Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc.
- Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc.
- Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif.
- Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants.
- Gère les boîtes mail collectives de l'établissement, en lien avec les secrétaires administratives.
- Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés.
Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es.
Profil :
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.)
- Connaissance du fonctionnement d'un ESMS
- Rigueur rédactionnelle et orthographique
- Capacité à gérer les priorités
Compétences relationnelles
- Sens de l'écoute et de la discrétion
- Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants)
- Diplomatie et posture professionnelle
Compétences organisationnelles
- Autonomie et sens de l'anticipation
- Réactivité face aux urgences
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches
Qualifications requises :
- Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent)
- Une première expérience dans le médico-social est un atout.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2100.0 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée
Description du poste :
Missions :
Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l'établissement. Vous facilitez la circulation de l'information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l'association des Papillons Blancs de Lille.
Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne :
- Gère l'accueil physique et téléphonique de l'établissement : réception, orientation, information en cas d'absence de la secrétaire.
- Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc.
- Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc.
- Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif.
- Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants.
- Gère les boîtes mail collectives de l'établissement, en lien avec les secrétaires administratives.
- Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés.
Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es.
Profil :
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.)
- Connaissance du fonctionnement d'un ESMS
- Rigueur rédactionnelle et orthographique
- Capacité à gérer les priorités
Compétences relationnelles
- Sens de l'écoute et de la discrétion
- Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants)
- Diplomatie et posture professionnelle
Compétences organisationnelles
- Autonomie et sens de l'anticipation
- Réactivité face aux urgences
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches
Qualifications requises :
- Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent)
- Une première expérience dans le médico-social est un atout.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2100.0 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée