Description du poste :
L'Assistant(e) administratif(ve) sera en charge des missions suivantes :
- Relais Administratif et RH au niveau régional :
- Assiste le/ la Directeur(trice) région dans ses tâches quotidiennes ;
- Gère les visites médicales pour les collaborateurs en Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Prépare et gère les déplacements des salariés en France et à l'étranger ;
- Collecte des données nécessaires à la préparation des paies (timesheet, notes de frais, suivi des absences...) ;
- Établit les documents administratifs et autres (CV sous format GISMIC, comptes-rendus de réunion...) ;
- Gère le planning web des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes (tous collaborateurs confondus) ;
- Collecte et vérifie les documents nécessaires à la facturation client ;
- Élabore mensuellement un récapitulatif de facturation ;
- Réalise l'ouverture et le suivi des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Répond aux besoins administratifs du siège ;
- Suit les commandes : devis, bons de livraison, paiements, etc. ;
- Gère les accès site des salariés intervenants sur la région Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Gère le stock des fournitures de bureau et commandes matériel ;
- Gère l'accueil téléphonique (client, fournisseurs, salariés, siège....).
- Relais Qualité :
- Suit la documentation applicable et la matériel technique (stock);
- Collecte les rapports rédigés au fil de l'eau ;
- Assure une surveillance à 100% des rapports émis ;
- Établit une liste des fournisseurs pour faire le traitement par le/ la Directeur(trice) ;
- Fait respecter le délai de diffusion des rapports < 7 jours ;
- Respecte selon trame habituelle les éléments permettant l'ouverture des affaires coté AT et INSPECTION/ CND ;
- Suit les habilitations et procédures spécifiques (TOTALENERGIES/ FRAMATOME.) ;
- Récupère des attestations de formation (échafaudages, extincteur....) et transmet au RRH ;
- Assure la communication entre les responsables RH et Qualité, ainsi que l'Animateur qualité.
Profil recherché :
- Diplôme niveau Bac+2 si possible ;
- Expérience souhaitée dans le domaine administratif ;
- Excellente expression orale et écrite en français ;
- Capacité relationnelle d'intégration et de travail en équipe ;
- Savoir rester discret et respecter les principes de confidentialité et d'impartialité en interne comme en externe ;
- Être très organisé ;
- Capacité à gérer son stress.
Informations complémentaires concernant le poste :
- Contrat : alternance
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération à négocier selon expérience candidat
Description du poste :
L'Assistant(e) administratif(ve) sera en charge des missions suivantes :
- Relais Administratif et RH au niveau régional :
- Assiste le/ la Directeur(trice) région dans ses tâches quotidiennes ;
- Gère les visites médicales pour les collaborateurs en Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Prépare et gère les déplacements des salariés en France et à l'étranger ;
- Collecte des données nécessaires à la préparation des paies (timesheet, notes de frais, suivi des absences...) ;
- Établit les documents administratifs et autres (CV sous format GISMIC, comptes-rendus de réunion...) ;
- Gère le planning web des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes (tous collaborateurs confondus) ;
- Collecte et vérifie les documents nécessaires à la facturation client ;
- Élabore mensuellement un récapitulatif de facturation ;
- Réalise l'ouverture et le suivi des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Répond aux besoins administratifs du siège ;
- Suit les commandes : devis, bons de livraison, paiements, etc. ;
- Gère les accès site des salariés intervenants sur la région Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Gère le stock des fournitures de bureau et commandes matériel ;
- Gère l'accueil téléphonique (client, fournisseurs, salariés, siège....).
- Relais Qualité :
- Suit la documentation applicable et la matériel technique (stock);
- Collecte les rapports rédigés au fil de l'eau ;
- Assure une surveillance à 100% des rapports émis ;
- Établit une liste des fournisseurs pour faire le traitement par le/ la Directeur(trice) ;
- Fait respecter le délai de diffusion des rapports < 7 jours ;
- Respecte selon trame habituelle les éléments permettant l'ouverture des affaires coté AT et INSPECTION/ CND ;
- Suit les habilitations et procédures spécifiques (TOTALENERGIES/ FRAMATOME.) ;
- Récupère des attestations de formation (échafaudages, extincteur....) et transmet au RRH ;
- Assure la communication entre les responsables RH et Qualité, ainsi que l'Animateur qualité.
Profil recherché :
- Diplôme niveau Bac+2 si possible ;
- Expérience souhaitée dans le domaine administratif ;
- Excellente expression orale et écrite en français ;
- Capacité relationnelle d'intégration et de travail en équipe ;
- Savoir rester discret et respecter les principes de confidentialité et d'impartialité en interne comme en externe ;
- Être très organisé ;
- Capacité à gérer son stress.
Informations complémentaires concernant le poste :
- Contrat : alternance
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération à négocier selon expérience candidat