Valence Romans Agglo - Assistant de direction h/f (H/F)

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.
Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.
Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez participer au développement de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglomération.

Poste :
Collaboration directe avec :
- Le directeur habitat urbanisme et aménagement
- L'assistante comptabilité suivi des marchés
- La cellule administrative et financière du Département Attractivité et Territoire Durables
- Les responsables de service, d'unité et chefs de projets de la direction

Missions principales :
- Assister le directeur dans l'organisation de son agenda et de ses rendez-vous, le suivi des documents mis à sa validation, la gestion du planning de l'équipe
- Organiser en appui du directeur, des chefs de services et chefs de projets les différentes réunions (une dizaine / mois en moyenne): comités techniques et de pilotage, réunions partenariales . (calage des dates selon agendas des élus et partenaires, réservation des salles, invitation, liste d'émargement, chevalets, logistique, compte-rendu)
- Gestion du courrier
o départ : mettre en forme selon charte Agglo, enregistrer sur le logiciel Acropolis, assurer le suivi des signatures et validations préalables
o arrivée : enregistrer, diffuser, et veiller au suivi des courriers
- Mettre en forme et relire selon la charte Agglo tout type de documents (courriers, notes, rapports, contrats, présentations powerpoint .)
- Assurer le suivi des processus de signature des documents multi-signataires (conventions et leurs avenants) suivis par les chefs de projet.
- Appuyer l'équipe sur le suivi de la communication : veiller à la mise à jour du site internet, la diffusion des supports papiers auprès des communes et partenaires
- En appui de l'assistante projet, Organiser l'assistance architecturale et paysagère (secrétariat téléphonique et mail, organisation des rendez-vous, réservation des salles)
- Mettre en forme les actes administratifs (Délibérations, Décisions) et les insérer dans Webdélib
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers et partenaires,
- Organiser le classement (papier et numérique), les chronos et l'archivage
- Gérer les fournitures nécessaires à l'activité des agents

Profil :
- Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités et le circuit des procédures administratives
- Connaissance des règles d'expression écrites et orales de qualité
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint.) et messagerie (Outlook internet/intranet)
- Discrétion et confidentialité
- Esprit d'initiative et capacité de proposition
- Autonomie, Réactivité, Organisation, Rigueur
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

Conditions de recrutement :
Poste à temps complet
Poste ouvert à tous les fonctionnaires, cadre d'emploi des Adjoint administratif (c)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.
Site de travail : Valence avec déplacements exceptionnels sur l'ensemble de l'Agglomération

Si cette offre vous intéresse, merci d'envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation avant le 25 mai 2024.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération cadre d'emploi de