Secrétaire MJPM (H/F)

L'Udaf de l'Oise est chargée de promouvoir, défendre et représenter les intérêts de l'ensemble des familles vivant dans le département.
C'est une association loi 1901 du secteur social, qui compte 90 salariés (travailleurs sociaux, personnel administratif, personnel de l'encadrement) et gère notamment des services de protection et d'accompagnement de publics fragilisés.

Au sein du site Compiègne, le secrétaire assure l'accueil téléphonique et physique du public. Il oriente les personnes selon leur demande. Il peut être amené à effectuer diverses tâches administratives au nom de l'Institution. Le secrétaire vient en soutien administratif auprès des assistants et délégués MJPM par le biais de tâches que ces derniers lui confient.

Pour ce faire :
- Vous gérez le standard et triez les appels.
- Vous transférez les appels à la personne ou au service approprié.
- Vous transférez les messages vocaux et transmettez les autres communications au sein de l'organisation.
- Vous assurez l'accueil physique du public.
- Vous procédez à l'entrée de la personne sur le site.
- Vous collaborez avec le personnel et exercez les activités administratives génériques : photocopie, archivage...
- Vous participez à la réservation et préparation des salles de réunion ou de formation.
- Vous gérez les courriers entrants et sortants lors du passage bi quotidien de la poste/Gestion des navettes.
- Vous remettrez des documents à l'accueil à des destinataires clairement identifiés.
- Vous assurez le suivi du planning des bureaux d'accueil.
- Vous procédez à l'affichage à destination du public.
- Vous gérez des demandes MDPH, demandes et renouvellements CSS.
- Vous effectuez des déclarations de ressources CAF/MSA, d'avantage vieillesse et invalidité à la CAF, de situation CAF, de déclaration trimestrielle RSA.
- Vous gérez des demandes d'aide sociale hébergement
- Vous procédez à l'enregistrement des informations dans le(s) logiciel(s) métier(s) : Uni.t - suivi de dossier
- Liste non exhaustive

PROFIL RECHERCHÉ
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac/Bac+2 (Chargé d'accueil, Secrétariat, Gestion Administrative, Bureautique ), vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine, idéalement acquise dans le secteur médico-social.
Qualités rédactionnelles et relationnelles exigées. Maîtrise des outils bureautiques, Savoir traiter les appels difficiles en restant calme, courtois et professionnel. Savoir communiquer avec les majeurs protégés, et avec les partenaires et prestataires de manière claire et concise.

REMUNERATION : selon la CCNT 1966, Grille technicien qualifié, reprise d'ancienneté selon les dispositions conventionnelles. Carte titres restaurant, Mutuelle, Prévoyance et avantages CSE.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Rémunération Mensuel de 1819 Euros sur 12 mois