Secrétaire médical / médicale

Med&Jobs recrute pour l'un de ses clients, cabinet Dentaire Pluridisciplinaire (Chirurgie, implantologie, omnipratique, pédodontie, parodontie) situé à Lille. Structure neuve, le cabinet a ouvert il y a deux mois.

L'équipe est actuellement composée de 5 praticiens, 4 assistantes et 1 secrétaire médicale. Nous recherchons un(e) seconde :

Secrétaire Médicale (H/F)
Poste en CDI à temps partiel

Vous viendrez épauler notre secrétaire actuelle et compléter les heures ou elle est absente. Très bon esprit d'équipe, très bonne cohésion.

Nous recherchons un(e) secretaire médical(e) qualifié(e) ou non, motivée, avec de l'expérience de préférence, correspondant à nos valeurs : partage, convivialité, bonne humeur, envie de travailler et participer au développement et à l'amélioration d'un projet global. Nous recherchons une personne très à l'aise avec l'outil informatique, souriante. C'est un poste clef pour une structure médical car il constitue la vitrine du cabinet.

Seules les candidatures avec CV et lettre de motivation seront étudiées.

Vos missions :

SÉCRÉTARIAT :

- Créer les dossiers des nouveaux patient et mise à jour suivi du fichier
- Tenir le cahier de communication

Réception des appels téléphoniques :

- Prise de RDV
- Diagnostic téléphonique de l'urgence
- Confirmation / Changement de RDV
- Demande de Renseignements
- Appels de confrères

Emission d'appels téléphoniques :

- Appel pour RDV manqués
- Confirmation de RDV
- Modification de RDV
- Rappel RDV de contrôle
- Appel prothésiste
- Appel Patients pour prendre des nouvelles suite à un acte délicat

Gérer la base documentaire :

- Rédiger courriers Patients - Confrères
- Remettre de la documentation aux patients (historique médical et dentaire, fiches d'information, etc.)
- Créer de nouveaux documents

GESTION DU STOCK ADMINISTRATIF/BUREAUTIQUE :

- Faire l'inventaire des produits et fournitures administratives
- Etudier et Comparer les prix
- Faire les bons de commande et passer les commandes
- Réceptionner les commandes
- Valider cohérence bon de commande / bon de livraison
- Ranger les produits et fournitures administratives

GESTION DU CARNET DE RDV :

- Créer et mettre à jour le carnet de rendez-vous
- Prendre les RDV (à l'accueil ou au téléphone)
- Modifier les RDV
- Préparer la fiche du jour
- Planifier les réunions

POLITIQUE FINANCIÈRE :

- Expliquer la politique financière du Cabinet
- Imprimer des feuilles de soins
- Gérer le Télétransmission
- Gérer les tiers payant (CMU ou complémentaire)
- Encaisser les différents règlements (soins, acomptes)
- Imprimer les Ententes Préalables
- Expliquer les devis
- Négocier et rédiger les ententes financières
- Aider les patients dans les démarches auprès des Mutuelles
- Gérer les impayés (relance téléphonique + écrite)

ACCUEIL DIRECT DES PATIENTS et VISITEURS :

- Faire la promotion des traitements auprès des patients
- Soutenir et Éduquer le patient
- Écouter le patient / Rechercher ses déclics émotionnels

COMPTABILITÉ :

- Gérer la comptabilité SCM
- Régler les factures SCM
- Classer les factures SCM

ANIMATION DU CABINET :

- Proposer des idées de Services patients
- Veiller à l'entretien de la zone administrative + SA + toilettes durant la journée de travail

COHÉSION D'ÉQUIPE :

- Etre responsable des réunions mensuelles :
- Planifier les réunions
- Vérifier que l'ordre du jour soit établi
- Classer les compte-rendus de réunion
- Participer aux Réunions d'équipe quotidiennes et mensuelles

Vos qualités reconnues sont notamment les suivantes :

- Bien connaître la terminologie médicale
- Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale
- Empathie et gestion des émotions
- Rigueur et organisation
- Discrétion et capacité d'adaptation
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques

Horaires : 24H Travail en journée

Compétences

• Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
• Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
• Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération En fonction du profil