Secrétaire médical / médicale (H/F)

La Maison de Santé Pluriprofessionnelle (MSP de Levet) a été créée en 2018 et bénéficie donc de locaux adaptés, modernes, agréables et bien équipés. La structure est ouverte de 8h à 20h du lundi au vendredi et le secrétariat est ouvert au public de 8h30 à 12h et de 14h à 18h du lundi au vendredi.
Elle regroupe à ce jour une équipe permanente de 18 professionnels composée de : 5 médecins généralistes, 1 médecin généraliste ayant une activité dédiée à la prise en charge de l'apnée du sommeil et des consultations pour le permis de conduire, 1 chirurgien-dentiste, 2 infirmiers diplômés d'Etat, 1 infirmière ASALEE, 1 orthophoniste, 2 masseurs-kinésithérapeutes, 1 sage-femme, 1 psychomotricienne, 1 pédicure-podologue, 1 ostéopathe, 1 psychologue.
Des vacations, collaborations ou remplacements sont également effectués par d'autres professionnels en plus de l'équipe permanente : médecin généralistes remplaçants, externes et internes en médecine générale, psychologue, psychomotricienne, infirmière spécialisée en addictologie, etc.

Dans le cadre d'un remplacement pour départ en retraite, la MSP de Levet recherche à compter du 04/11/2024 une secrétaire médicale pour un temps de travail hebdomadaire de 30h.
La prise de rendez-vous concerne les 6 médecins de la structure uniquement même si les appels téléphoniques peuvent concerner l'ensemble de l'équipe (prise de renseignements et de contacts uniquement pour les autres professionnels que les médecins). Un rôle d'accueil et d'orientation globale dans la structure doit également être assuré. Les missions principales de la secrétaire sont :
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, rappels de rdv)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Activités :
- Accueil physique et téléphonique des personnes et réception des prescriptions
- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Réaliser la prise des rendez-vous sur la base de protocoles
- Prendre les rendez-vous « urgents » chez les spécialistes
- Gérer et coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale (consultations pour apnée du sommeil par exemple)
- Identifier et signaler les situations potentiellement complexes et/ou urgentes
- Gérer les dossiers médicaux
- Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion postale, par mail ou par fax, archivage)
- Elaborer des ordonnances ou autres documents demandés par les patients avec accord des médecins
- Surveillance des messageries électroniques
- Mettre en route les différents postes de travail et les éteindre en fin de journée
- Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe de comptes-rendus
- Vider les déchets médicaux et non médicaux des bureaux des médecins
- Entretien des bureaux des médecins, de la salle de rangement et de la salle d'échographie
- Sortie des poubelles selon les jours de passage
- Commande des fournitures de bureau et médicales
- Réception des livraisons et des colis
- Commande et réception de l'azote
- Connaître les modes dégradés de prise en charge en cas de panne du système informatique
- Régulariser les données des patients dans le système après une panne
- Connaître et mettre en ?uvre les procédures d'appels pour dépannage
- Participer à la mise en place de nouvelles activités
- Transmettre ses connaissances en cas de remplacement ou de départ
L'activité demandée se fera en présentiel uniquement, du lundi au vendredi (entre 8h et 18h en articulation avec les horaires de l'autre secrétaire constituant le binôme). La prise de congés se fait en alternance entre les deux secrétaires et les horaires de travail peuvent être modifiés pour assurer la continuité du service pendant ces périodes de congés (avec récupération horaires).

Horaires : temps partiel Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Identifier la demande du patient et rechercher les informations complémentaires dans le dossier médical - Souhaité
• Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
• Contrôler l'état des stocks - Souhaité
• Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
• Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité
• Accueil physique et téléphonique - Souhaité
• Travail en équipe - Souhaité
• Bonne maîtrise des outils informatique - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération A partir de 12,7 €/h brut. 13e mois