Secrétaire juridique en cabinet d'avocats (H/F)

La/Le secrétaire juridique accueille les clients et assiste les avocats dans leurs tâches juridiques et administratives quotidiennes. Elle fait le lien avec les interlocuteurs du cabinet (clients, tribunaux, institutions, ordres, fournisseurs )

Créer, classer et archiver les dossiers des clients
- Regrouper l'ensemble des documents du dossier de chaque client, les photocopier dans leur dossier papier et les numériser dans KLEOS
- Contacter les clients (documents nécessaires, manquants, informations dans le cadre de leur dossier )
- Réaliser les demandes de documents pour les dossiers des clients (Extraits Kbis, relevés des formalités foncières, CU )
- Être le lien avec les clients pour la partie administrative et les rendez-vous, par téléphone, courrier et/ou mail
- Faire le lien avec le logiciel RPVA afin :
o d'extraire et envoyer les courriers concernant les dossiers des clients
o de transmettre aux personnes du cabinet concernés les courriers
o de classer dans le dossier du client via KLEOS
- Préparer les informations nécessaires pour permettre la signature informatique d'actes
numériques (saisie des actes, numérisation des documents )
- Créer les ouvertures de compte CARPA par mail :
o faire la demande de RIB via un formulaire
o aller à la banque déposer le chèque
o remplir le formulaire de demande de dépôt ou déblocage des sommes allouées et envoi des demandes par mail avec les pièces justificatives
o suivi des déblocages des fonds
- En fonction des besoins, avoir des contacts avec des clients portugais dans leur langue afin d'échanger sur leur dossier
- Taper les courriers sur dictée ou dictée vocale, relire les courriers et adapter la mise en forme.

Dans le respect des dispositions légales et règlementaires et sous la supervision technique et la validation des avocats du cabinet, la secrétaire juridique peut également être amenée à :
- Rédiger les lettres de mission et les avenants
- Rédiger les courriers et mails demandés par les avocats dans le cadre du suivi des dossiers

Sous la supervision technique des avocats du cabinet :
- Mettre en forme les statuts pour le compte du client
- Mettre en forme les documents adaptés
- Echanger avec les clients pour obtenir les documents nécessaires et/ou manquants, faire signer les documents, obtenir les chèques dans le cadre des formalités obligatoires
- Envoyer ou déposer les dossiers au greffe des tribunaux

Accueil physique et téléphonique des clients,
- Effectuer les commandes adaptées aux besoins auprès des fournisseurs (fournitures )
- Organiser les déplacements du personnel du cabinet (avion, train, hôtels )
- Gérer le courrier du cabinet : aller aux cases des avocats, aller à la poste, distribuer le courrier
- Réaliser l'archivage de l'ensemble des documents
- Réaliser l'ensemble des missions de secrétariat pour le compte du cabinet
- Veiller au respect des règles de vie en vigueur au sein du cabinet, des consignes de sécurité, des règles de stricte confidentialité et du code de déontologie
- Respecter strictement les règles de sécurité et de protection des données informatiques en vigueur au Cabinet

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2000.00 Euros sur 13 mois