Secrétaire de pôle (H/F)

L'EPSM de la Sarthe recrute un Secrétaire de pôle (H/F) à 100% au sein du Pôle de Psychiatrie d'Urgence.

Le Pôle de Psychiatrie d'Urgence est composé de différentes équipes :
o Une équipe mobile de prévention du suicide : EMPS ;
o Une équipe de psychiatrie d'accueil d'urgence et de liaison : EPAUL ;
o Une unité de psychiatrie de cours séjour : UPCS ;
o Un dispositif de réponse rapide d'établissement : DiRRE ;
o Un service de Psychotraumatologie ;
o Une cellule d'urgence médico-psychologique : CUMP.

Sous la responsabilité hiérarchique du Cadre supérieur du pôle, vos missions principales sont les suivantes :
- Traiter le courrier : départs, arrivées, enregistrement, diffusion ;
- Assurer la logistique inhérente au pôle en soutien au Cheffe de Pôle et du cadre supérieur ;
- Organiser des réunions : convocations, ordre du jour, prise de notes et compte rendu ;
- Réserver et préparer les salles de réunion, pour les instances ou réunions organisées par le Pôle (Bureau de Pôle, Conseil de pôle, assemblée générale de pôle, etc.) ;
- Préparer les documents nécessaires aux réunions et instances ;
- Elaborer des supports de communication (présentations sur PowerPoint, plaquettes d'information.) ;
- Rédiger les procédures à la demande du chef de pôle ou de l'encadrement ;
- Rédiger, diffuser et archiver les notes de pôle. Tenir à jour un répertoire « notes de pôle » ;
- Gérer le renouvellement annuel des abonnements du pôle après avis du Cadre supérieur ;
- Gérer la disponibilité et la réservation des véhicules affectés au pôle et réservation auprès du pool central de véhicules (logiciel de réservation) ;
- Gérer les approvisionnements et suivi des crédits délégués (contrat de pôle) y afférents (fournitures et imprimés de bureau, consommable informatique.) ;
- Participer à des enquêtes et à la mise en forme de statistiques ;
- Gestion documentaire ;
- Recensement annuel du plan blanc.

Lieu d'exercice : Au Centre Hospitalier du Mans - Bâtiment Fontenoy. 194 Avenue Rubillard, 72037 Le Mans.
Horaires de travail : 09h00 - 17h00 avec 30 minutes de temps de repas. Du lundi au vendredi.

Les compétences attendues et aptitudes requises :
- Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel ;
- Rédiger et mettre en forme des notes et documents ;
- S'exprimer face à une ou plusieurs personnes ;
- Maîtriser l'outil informatique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) ;
- Maitriser la grammaire et l'orthographe ;
- Capacité à prioriser les tâches ;
- Capacité à rendre compte (communication ascendante) ;
- Capacité à travailler seul et en équipe pluriprofessionnelle ;
- Capacité à s'adapter aux résidents (lieux de vie).

Vous êtes titulaire d'un diplôme Secrétaire et vous avez une expérience significative dans le domaine.

Nos avantages :
- Supplément de traitement familial pour les parents avec un ou plusieurs enfants à charge de moins de 20 ans ;
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75% ;
- Forfait mobilités durables (mode de transport alternatif et durable) ;
- CGOS ;
- Service de Restauration Collective avec tarifs privilégiés.

Ce poste est à pourvoir compter du 15/07/2024 dans le cadre d'un CDD de 12 mois, par voie de mutation ou détachement.
La rémunération sera indexée sur la grille des « Adjoints administratifs ».

Merci de nous transmettre votre CV et lettre de motivation à l'adresse : candidaturesdrh@epsm-sarthe.fr.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Selon grille fonc