Secrétaire de Direction (H/F)

La Maison d'Accueil Spécialisée Alain Raoul Mossé, accueille des adultes en situation de polyhandicaps et d'handicaps rares. Sa capacité d'accueil est de 20 places sur son service d'Accueil de Jour (métro Pyrénées) et de 7 places sur son appartement thérapeutique (métro Ourcq). L'effectif est de 45 salariés. Le budget géré est de 2.300M?. Son projet est d'assurer aux personnes accueillies, un accueil en journées ou/et en hébergement, de proposer des aides à la vie courante ainsi que les soins d'entretien nécessaires à l'état de dépendance, par un accompagnement éducatif, des soins médicaux et paramédicaux.

L'?uvre de Secours aux Enfants, association loi 1901 reconnue d'utilité publique, recrute pour sa Maison d'Accueil Spécialisée (MAS), un(e) :

o Secrétaire de Direction (H/F)

CDI - Temps plein (35h/semaine)
Poste situé à Paris 20e
Rémunération selon la CCN 66 (Non cadre - Coeff de début 411) + indemnité mensuelle de gestion et de responsabilité (prime de caisse forfaitaire de dix points)
Avantages : Tickets restaurant


Mission :

Le (la) secrétaire de direction, sous le contrôle du directeur organise les tâches et missions générales du secrétariat.

Secrétariat :

- Assure l'accueil téléphonique et physique des familles et des visiteurs
- Réceptionne les courriers entrants et sortants, les répertorie
- Assure la constitution et le classement des documents administratifs relatifs à l'établissement (dossier usagers, salariés, documents comptables, etc )
- Participe à la communication interne (rapport d'activités, tableau comptable, note de service, etc) et externe
- Renseigne toutes les données relatives aux usagers sur le logiciel interne
- Enregistrement des présences /absences des usagers de façon hebdomadaire sur l'outil RESID ESMS
- Suit les relations avec l'assurance de l'établissement (constats, remboursements, dommages )
- Collecte et remplit les informations statistiques sur les documents et site officiel de l'ARS

Ressources Humaines, en lien avec le siège :

- Effectue les DUE, collecte les documents administratifs et constitue les dossiers des nouveaux salariés, élabore les contrats de travail
- Enregistre sur le logiciel de paie la fiche salariale
- Assure les prises de rendez-vous à la médecine du travail
- Réalise les déclarations d'accidents du travail sur Net entreprise et les arrêts de travail le logiciel EIG
- Collecte auprès des coordinateurs cadres, les informations concernant les absences/présences, afin de constituer les éléments de salaires et enregistre les feuilles d'heures hebdomadaires
- Assure les commandes des chèques restaurant et effectue leur distribution
- Contrôle sous la supervision du Directeur, met sous enveloppe et distribue les fiches de paie
- Point de contact des salariés pour diverses questions sur le fonctionnement institutionnel

Comptabilité, en lien avec le comptable de l'établissement :

- Avec le directeur, vérifie et clôture la comptabilité en espèces de l'Etablissement avant l'enregistrement des factures par le comptable
- Effectue les relances et la facturation
- Assure toutes les commandes (repas hebdomadaires, fournitures éducatives, produits d'hygiènes, autres matériels, etc ) et transmet les factures au comptable
- Recueille les besoins en repas et passe la commande hebdomadaire auprès du prestataire
- En collaboration avec le comptable et prépare les factures pour virement et éventuellement les enregistre. Etablit les chèques afin de les faire signer par le directeur.
- Participe pour le CPOM, à l'élaboration du budget de la MAS
- Participe au rapport d'activité
- Rempli les dossiers de l'ANAP - l'ADRESS - AGIFIP


Profil :

- Motivé(e), vous êtes prêt(e) à vous investir pleinement dans les missions qui vous sont confiées.
- Titulaire d'un BTS Assistante de direction, votre sens de l'organisation, votre maîtrise des

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon CCN66 à par