Secrétaire d'accueil polyvalente - Assistant(e) concours (H/F)

LE CONTEXTE

Fondé il y a une trentaine d'années, le groupe A+ est structuré autour de 3 expertises :
- Architecture, urbanisme et design
- Direction de chantier et économie de la construction
- Ingénierie du bâtiment et démarche environnementale

Aujourd'hui porté par 9 associés, il rassemble architectes, urbanistes, ingénieurs, économistes, maîtres d'?uvre d'exécution et OPC, et professionnels de disciplines connexes intervenant sur des projets d'envergure au service de maîtres d'ouvrage publics comme privés.
Fort de son ancrage méditerranéen, A+ poursuit son développement, afin d'intégrer de nouvelles compétences et investir de nouveaux territoires.
Implantée à Montpellier, Nîmes, Toulouse et Paris, une équipe de plus de 100 collaborateurs déploie énergies et savoir-faire au service de projets innovants et durables, en phase avec les attentes des maîtrises d'ouvrage.

Nous recrutons un profil polyvalent qui répartira son activité de la façon suivante
Du lundi au jeudi de 8h45 à 12h45 et le vendredi de 8h30 à 12h30 : assistant(e) au service concours (55%)
Du lundi au jeudi de 14h à 18h : secrétaire d'accueil (45%)

ACTIVITÉS ESSENTIELLES

Secrétaire d'accueil, poste clé de l'entreprise vos principales tâches seront les suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assistance aux dirigeants (déplacements professionnels, agenda.)
- Gestion de la restauration des invités
- Gestion des photocopies et du classement, soutien aux équipes pour relier/plier les dossiers
- Gestion du courrier ainsi que des coursiers
- Gestion de la mise à disposition des salles de réunion
- Frappe et rédaction de courriers, diffusion des comptes rendus de réunion de chantier
- Suivi administratif des opérations de chantier
- Gestion des commandes de fournitures et réapprovisionnement
- Mise à jour des bases de données de contacts de l'entreprise
- Gestion des entreprises de maintenance du bâtiment
- Gestion du parc de véhicules/vélos
- Gestion des lignes téléphoniques
- Interface avec notre prestataire informatique
- Gestion des campagnes de courrier à l'aide du publipostage
- Gestion des réservations hôtels, avions, trains pour nos collaborateurs
- Soutien au classement et à l'archivage des équipes
Assistant(e) au service concours, vos principales tâches seront les suivantes :
- Réaliser les fiches de suivi concours
- Assurer la constitution d'équipes de maîtrise d'?uvre, la relance téléphonique et leur suivi jusqu'à la remise complète de l'offre
- Constituer des dossiers concours homogènes avec les candidatures des membres des équipes de maîtrise d'?uvre
- Apporter un soutien logistique et administratif aux architectes en phase de concours sur esquisse
- Mettre à jour de façon régulière les CV des salariés
- Mettre à jour de façon systématique les tableaux de références de chaque société du groupe, ainsi que les dossiers administratifs (assurances, certification.)
- Mettre à jour le tableau de suivi des concours et assurer une communication, à tous les membres du groupe A+, des résultats.
- Assurer le suivi des certificats de capacité des différentes sociétés.
- Tenir à jour la base de données contacts du groupe

COMPÉTENCES

Nous recherchons un(e) candidat(e) rigoureux(se), souriant(e), avenant(e) et à l'écoute de nos visiteurs.
Le(la) candidate devra faire preuve d'un excellent sens du relationnel en externe comme en interne.
Un très bon niveau est attendu dans la maîtrise des logiciels Word et Excel.
L'orthographe, la grammaire et la syntaxe seront des points de grande vigilance dans ce recrutement.
Ce poste nécessite rigueur, méthode et organisation. Un intérêt pour l'architecture serait un plus à votre candidature.

POSTE

Secrétaire d'accueil polyvalente - assistant service concours H/F en CDD de 1 mois renouvelable dans le cadre d'un remplacement arrêt maladie 35h/hebdomadaire. Rémunération : 2124 ? brut
Début CDD: 30/04/24

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois