Secrétaire assistant de Direction (H/F)

À la recherche d'un emploi en CDD, CDI ou en intérim ?

Spécialisée dans le recrutement Tertiaires Cadres et Non Cadres, GITEC HUMAN RESOURCES c'est avant tout une équipe, avec une approche à taille humaine, qui s'appuie sur la proximité, l'écoute et la réactivité.

Nous recherchons un Secrétaire assistant de Direction (F/H) pour l'un de nos clients basée à Paris 9.

Poste à pourvoir rapidement.

Auprès de la directrice générale, vous serez chargé(e) :

- De gérer l'agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
- Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils.
- Assurer l'archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.

- Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
- Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
- Enregistrer au quotidien dans l'outil interne ad hoc les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d'intérêts.

- Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l'International (réservations de billets, hôtels, transports)
- Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)

- Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants

- Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié
- Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents

- Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale
- Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées

- Assurer l'engagement des dépenses dans le respect du budget.



Nous recherchons une personne ayant un niveau de formation Bac + 2 en assistanat, ayant un bon relationnel, étant rigoureuse et autonome.

Vous maîtrisez le pack office et avez une expérience confirmée et réussie sur un poste similaire et de préférence au sein d un service juridique.

Votre niveau d'anglais est opérationnel.

Des tests seront à effectuer au cours du processus (orthographe, anglais et bureautique).

Horaires : 38H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Annuel de 35000 Euros à 40000 Euros sur 13 mois