Secrétaire assistant à la Direction Générale (H/F)

Division de VNH Resources Group, ANOV Executive accompagne les entreprises du secteur tertiaire dans leurs recrutements.

Nous recherchons un Secrétaire assistant à la Direction Générale (F/H) pour l'un de nos clients une Fédération basée à Paris 9.


Auprès de la directrice générale, vous serez chargé(e) :

- De gérer l'agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
- Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils.
- Assurer l'archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.
- Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
- Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
- Enregistrer au quotidien dans l'outil interne ad hoc les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d'intérêts.
- Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l'International (réservations de billets, hôtels, transports)
- Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)
- Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants
- Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié
- Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents (« Sherpas » et « Comex »)
- Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale
- Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées
- Assurer l'engagement des dépenses dans le respect du budget.

Poste à pourvoir rapidement.

Nous recherchons une personne ayant un niveau de formation Bac + 2 en assistanat, ayant un bon relationnel, étant rigoureuse et autonome.

Vous maîtrisez le pack office et avez une expérience confirmée et réussie sur un poste similaire et de préférence au sein d un service juridique.

Votre niveau d'anglais est opérationnel.

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 38000 Euros à 40000 Euros sur 13 mois