Responsable administratif(ve) et financier(ère) (H/F)

MISSIONS ET ACTIVITÉS :

Gestion administrative :

-Participe, en relation avec l'ensemble des directions et services, à la gestion administrative de la direction de l'économie
-Assurer l'accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger et transmettre
-Organiser le traitement et la diffusion des informations aux membres de la direction
-Gestion de l'agenda du directeur (organisation et suivi des rendez-vous, ..)
-Planifier et organiser les réunions internes et externes (convocation, préparation de dossiers/supports, réservation de salle, compte-rendu, .)
-Assurer les tâches administratives dédiées à la direction (élaboration et mise en page de courriers, notes, tableaux de suivis, rapports, documents de présentation, .) ;
-Participation aux commissions et ateliers de travail avec les élus ; rédaction et diffusion des comptes-rendus
-Gestion, suivi des correspondances/documents de la direction : courriers (entrants/sortants) via les outils de la collectivité (Webgfc, e-parapheur)
-Assurer la gestion courante des besoins en fonctionnement du service (commandes et suivis des fournitures administratives)
-Suivi, mesure et évaluation de la direction : rédaction de bilans, comptes-rendus, notes de service
-Organiser et mettre à jour les dossiers de la direction, les classer de manière adéquate et les archiver. Être force de proposition concernant le classement informatique : veiller au respect de celui-ci
- Suivi du tableau de bord des réunions de direction
- Assurer le suivi administratif de certains projets en lien avec les acteurs économiques, les partenaires, opérateurs, financeurs, services

Préparation et suivi des actes administratifs :

-Rédaction des décisions et délibérations, conventions, courriers...
Lien avec le service des assemblées et le service juridique
-S'assurer du respect des échéances
-Gérer l'exécution des actes administratifs

Gestion financière de la Direction :

-Aide à la préparation et à la gestion de toutes les tâches d'exécution et de suivi de la réalisation du budget de la direction
- Coordination de la préparation du budget de la direction (préparation du budget, mise en place de tableaux de bord, saisie budget)
- Suivi et contrôles des dépenses de fonctionnement et d'investissement
- Suivi et ajustement des opérations comptables
- Suivi et gestion de l'exécution budgétaire. Collaboration avec le service finances, travail avec logiciel comptabilité
- Participer à l'élaboration des bons de commande, au suivi des validations, envoi aux prestataires, et tableau de suivi des bons de commande sur sollicitation de l'encadrement
- Participer au suivi financier et administratif des opérations (fonctionnement et investissement) et procéder, à la demande des chefs de service et/ou du directeur aux différentes tâches comptables, de l'élaboration du bon de commande à la validation des factures pour liquidation des dépenses, dans le strict respect du budget.

Date de clôture des candidatures ; 12 mai 2024


Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• outils informatiques - Exigé
• connaissance marchés publics - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération statutaire + IFSE