Gestionnaire de scolarité / secrétaire pédagogique (H/F)

Missions

Mission : Assurer les différentes opérations liées à la gestion de la scolarité et au secrétariat pédagogique des 3 années d'études de licence de psychologie ainsi que celles du parcours Licence Accès Santé

Missions

Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des usagers et des enseignants.
Assurer les actes de gestion et de suivi de la scolarité des étudiants
Assurer l'organisation des différentes phases de la scolarité
Assurer la communication liée à la valorisation du cursus
Assurer les missions complémentaires

Mission 1 :

Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des usagers et des enseignants.

Assurer l'accueil physique, téléphonique et messagerie électronique, ainsi que l'orientation des usagers et des personnels enseignants -chercheurs, enseignants et chargés d'enseignement
Gérer et diffuser les informations en interne y compris par messagerie électronique et support multimédia (site WEB, affichage dynamique),
Assurer l'édition des plaquettes d'information sur le contenu des enseignements.

Mission 2 :

Assurer les actes de gestion et de suivi de la scolarité des étudiants

Effectuer les inscriptions pédagogiques, les modifications et le suivi des situations individuelles,
Effectuer les validations d'enseignements sous la responsabilité des enseignants responsables
Procéder à la saisie des notes,
Assurer la délivrance d'attestations diverses
Procéder à l'archivage des divers documents et dossiers

Mission 3 :

Assurer l'organisation des différentes phases de la scolarité

Assurer l'organisation des examens : mise en place, modalités, liste d'émargement et planning des surveillances
Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys,
Participer aux missions administratives relatives au recrutement des étudiants (Parcousup, eCandidat, etc.),
Participer à l'élaboration et au suivi des emplois du temps de l'ensemble des étapes, gérer les plannings sur le logiciel dédié (ADE campus)

Mission 4 :

Assurer la communication liée à la valorisation des cursus

Gérer et diffuser les informations en externe au niveau de l'université et des établissements et/ou universités partenaires
Participer à l'organisation des journées portes ouvertes de l'UFR, du Salon de l'enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication

Mission 5 :

Assurer les missions complémentaires

Participer avec les autres membres de l'équipe administrative et technique aux opérations contribuant au bon fonctionnement de l'UFR,
Soutenir l'activité de l'équipe administrative en période de pics d'activité

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaître l'organisation, activité et mode de fonctionnement de l'établissement et de l'UFR
Connaître les techniques de secrétariat et / ou de gestion administrative
Connaître la réglementation du domaine de la scolarité y compris droit des examens
Connaître l'environnement et réseaux professionnels
Connaître les techniques de communication et la culture internet

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Savoir utiliser les outils et logiciels bureautiques (Word, Excel.) et spécifiques à l'activité (APOGEE, ADE Campus, ParcoursSup, e-candidat, BO),
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Savoir rédiger des rapports ou des documents
Savoir mettre en ?uvre des procédures et des règles
Savoir rendre compte
Savoir accueillir et prendre des messages
Savoir travailler en équipe

SAVOIRS ÊTRE

Se montrer rigoureux et fiable
Avoir le sens de l'organisation et de l'initiative
Être réactif
Faire preuve de sens relationnel et de maîtrise de soi,
Avoir le sens de la hiérarchie

Horaires : 37H20 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération A partir de 1820 € brut mensuel