Gestionnaire de scolarité (H/F)

L'U.F.R. des Sciences recherche un.e gestionnaire de scolarité à mi-temps au service de Scolarité Licence et à mi-temps au département SVT, pour : assurer la gestion de la scolarité et des examens des formations de l'UFR des Sciences (licence et licence professionnelle) ; exécuter des actes administratifs et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service ; informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Poste placé sous la responsabilité de la coordinatrice de scolarité et de la directrice du département SVT.

Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les usagers du service (étudiants et personnels enseignants et administratifs) ;
- Assurer les opérations administratives liées aux dossiers de candidatures étudiants (vérifier la recevabilité administrative des dossiers, assurer l'interface entre les candidats et les équipes pédagogiques.) ;
- Assurer le suivi des modalités de contrôle de connaissances ;
- Assurer la mise à jour des livrets organisation des enseignements et modalités de contrôle de connaissances ;
- Gérer les dossiers étudiants de l'inscription pédagogique à la saisie des notes sur APOGEE ;
- Suivre le devenir des diplômés ;
- Gérer les dossiers de transfert « départ » et « arrivée » ;
- Assurer la mise en stage des étudiants ;
- Saisir les emplois du temps sur le logiciel interne CELCAT.
- Effectuer la préparation et le suivi des sessions d'examens : diffuser les plannings d'examens, recueillir les sujets, les préparer et en assurer la reprographie, convoquer les jurys, organiser les délibérations des jurys ; organiser les soutenances de stage (gestion du planning, réservation du matériel) ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents du service ;
- Participer aux manifestations du département et de la composante ;

Compétences requises :
- Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance générale du fonctionnement de l'université

- Savoirs faires opérationnels/techniques :
Mettre en ?uvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine.
Utiliser les outils bureautiques : Excel, Word,
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : APOGEE, CELCAT, eCandidat, Parcoursup, Moodle, Nextcloud

- Savoir-faire comportemental :
Aptitude au contact et à la communication entre les divers acteurs
Rigueur, Sens de l'organisation
Travail en équipe
Discrétion, confidentialité

Contraintes particulières :
Etre disponible selon les besoins du service aux périodes de pics d'activités (rentrée, examens, jurys)

Envie de vous épanouir dans un environnement stimulant et enrichissant ? Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse : recrutement@u-picardie.fr

Faites partie d'une équipe où chaque jour est une nouvelle opportunité d'apprentissage et de réussite !

Horaires : 35H15 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 1836 Euros à 2195 Euros sur 12 mois