Gestionnaire administratif(ive) et financier(e) (H/F)

Présentation de la structure :

L'agence comptable comporte 3 directions : dépenses, recettes et comptabilité. Elle dispose également d'un secrétariat. L'effectif est d'une soixantaine d'agents. Les missions de l'agence comptable sont de tenir la comptabilité de l'établissement et établir son compte financier.

La direction dépenses, pour laquelle l'UGA a pour mission principale de finaliser les flux dépenses : contrôle et paiement. Les flux dépenses hors paye les plus importants sont les factures fournisseurs, les frais de mission, les remboursements à agent, les gratifications de stage, les bourses aux étudiants . Elle est en charge du paiement des dépenses de l'université composées d'environ 70 000 factures et 18 000 ordres de missions.

La direction dépenses, placée sous les responsabilités d'une directrice et d'une directrice adjointe de l'agence comptable est composée d'une cellule analyse et pilotage, de deux pôles et d'un service.

Missions principales :

Sous la responsabilité directe de la cheffe du service dépenses spécifiques / investissement, vous serez rattaché(e) au pôle dépenses spécifiques et assurerez le contrôle des missions en France et à l'étranger, la liquidation, le contrôle des factures SIFAC DEMAT et hors outil DEMAT, la gestion / liquidation du ROP (marché voyagiste), des gratifications de stage, des bourses, des aides sociales diverses ainsi que de toute autre dépense assimilée à une dépense spécifique.

Activités principales :

Liquidation des factures SIFAC DEMAT :
- Vidéocodage des factures
- Analyse et traitement pour mise en paiement des liquidations en provenance de CHORUS PRO dans l'outil de dématérialisation SIFAC DEMAT
- Analyse des pièces transmises dans l'outil SIFAC
- Contrôle des liquidations et de leurs pièces justificatives
- Validation des pièces pré-enregistrées

Contrôle et liquidation des factures hors outil DEMAT :
- Contrôle du bon de commande et des pièces justificatives
- Liquidation et saisie des factures
- Archivage des dossiers

Gestion administrative, autres dépenses spécifiques :
- Traitement des aides sociales : aide à l'enfance, aides aux parents d'enfants handicapés, visite d'embauche
- Traitement des indemnités école de kiné et des déclarations de douane
- Traitement de toute autre dépense assimilée à une dépense spécifique

Soutien à la référente TVA pour le pôle dépenses spécifiques :
- Participation à des ateliers organisés par la fondée de pouvoir de l'agence comptable
- Réponse aux gestionnaires sur des questionnements pour la prise en charge des factures étrangères
- Gestion en binôme de l'ensemble des factures étrangères
- Point d'entrée des gestionnaires UGA en matière de TVA

Restriction ou contraintes liées au poste : congés restreints de novembre à janvier du fait de la clôture d'exercice.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Exig?

Compétences

• Participer à amélioration continue de son service - Exigé
• Savoir travailler en équipe et en autonomie - Exigé
• Connaître SIFAC serait un plus - Souhaité
• Savoir intégrer les innovations, réformes - Exigé
• Connaître le fonctionnement des EPE - Exigé
• Savoir formaliser les procédures - Exigé
• Savoir alerter sa hiérarchie - Exigé
• Connaître les règles de la comptabilité publique - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2131 Euros sur 12 mois