Gestionnaire Administratif Bâtiment / Facilities (H/F)

Partenaire de confiance pour l'automatisation des ouvertures et des fermetures de la maison et du bâtiment, SOMFY s'engage pour inspirer de nouvelles façons de vivre pour tous.
Groupe français, familial et indépendant, en croissance continue depuis notre création, nous sommes leader mondial de l'automatisation de la maison depuis 50 ans et pionnier de la domotique. L'innovation guide notre quotidien et garantit l'excellence de nos solutions.
Nous sommes présents dans 59 pays, et comptons 8 sites de production et 17 centres de R&D.
Profondément attachés au bien-être de nos 7000 collaborateurs, nous nous engageons pour leur employabilité durable par la mobilité interne et le développement de leurs compétences. Nous encourageons la diversité et l'inclusion en nous appuyant sur notre culture d'entreprise forte.
Description du poste
Vous rejoindrez la Direction « Buildings, Workplace & Security » qui assure les services à destination des employés du Groupe et de leur haut niveau de satisfaction. Vous rejoindrez le Service Facilities pour le périmètre France du Groupe SOMFY.
L'équipe est composée de 6 techniciens bâtiments répartis sur les différents sites, d'un Chef de Projet, d'une assistante et d'une alternante en architecture intérieure.
Au quotidien, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable du Service et l'assistante. Vous serez également proche de vos différents Business Partners tels que les Achats, le Juridique, HSE ou la Finance.
Vos missions, s'articulent autour de 3 axes principaux :
- Piloter les plans d'actions en lien avec le Responsable du Service : d'un point de vue coût, délais, qualité
- Assurer le reporting et l'audit des activités auprès des Business Partners concernés
- Participer à l'amélioration continue du service en étant force de proposition dans la gestion et suivi des dossiers

Piloter les plans d'actions liés à la réalisation des projets menés par le Chef de projets et les techniciens
- Analyser et élaborer avec le Responsable les budgets dédiés à la maintenance et aux projets bâtiments
- Assurer le suivi financier des projets du service Facilites 74 : maintenance bâtiment, contrats & contrôles réglementaires, projet bâtiments (suivi des contrats en cours, respect du budget, avancée des chantiers et suivi de leur bonne exécution)
- Suivre les dossiers administratifs et de leur bonne avancée auprès de nos acteurs externes : Mairie, Bureau d'Étude, Architecte, Bailleurs.
- Piloter les plans d'actions liés à la veille réglementaire et normative

Assurer le reporting et l'audit des activités
- Récolter et consolider des données auprès de vos interlocuteurs dans le cadre de Reportings dédiés au pilotage des différentes activités du Groupe
- En lien avec la Direction, mise en place et suivi d'indicateurs en lien pour mesurer le volume des activités et les objectifs de performance demandés (exemple : suivi de la baisse de consommation des énergies, en respect des enjeux écologiques)
- Préparer les présentations pour la Direction pour illustrer les chiffres clefs et les projets en cours

Participer à l'amélioration continue du service
- Travailler sur une nouvelle organisation documentaire pour la rendre plus efficiente et collaborative au sein de l'équipe
- S'assurer de la mise à jour de la documentation métier, type process, et de sa rédaction
- Piloter de manière générale la partie amélioration continue sur la partie gestion administrative du service
Qualifications
Le poste est ouvert aux candidats issus d'un Bac+2, ayant une expérience dans l'administration/gestion dans le secteur du bâtiment.
Une compréhension et appétence pour le milieu technique est demandée, ainsi que la maîtrise des outils informatiques, notamment Excel.
Un niveau B1 en anglais est attendu, afin de pouvoir évoluer sereinement dans un contexte Groupe International.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Codifier la marchandise à partir du descriptif fourni par le client - Souhaité
• Collecter les documents d'expédition de la marchandise (transit, douane) - Souhaité
• Réaliser et contrôler les documents liés à la circulation internationale de la marchandise (facture douanière, Déclaration Administrative Unique -DAU-, lettre de crédit, ...) - Souhaité
• Suivre l'acheminement des marchandises, informer le client sur le déroulement et présenter des solutions en cas d'anomalies - Souhaité
• Conseiller un client sur la circulation internationale des marchandises - Souhaité

Rémunération compétitif