ÉTÉ 2024 Responsable administratif "Séjours Jeunes" (H/F)

*** Saison ÉTÉ 2024 *** Possibilité de LOGEMENT ***

Nous recherchons pour cet été notre Responsable administratif H/F

Poste à pourvoir du lundi 3 juin au vendredi 30 août 2024
CDD à temps plein (35h hebdo) en juin et juillet (sur le centre de vacances)
et mi temps (17h30) en aout (possibilité de télétravail sur cette période)

Missions principales :
o SECRÉTARIAT du centre de vacances : gérer les inscriptions, gérer la relation avec les parents et les structures qui commandent les séjours, mettre à jour les documents internes relatifs aux inscriptions et permettant le bon déroulement de la colonie, effectuer les relances nécessaires pour compléter les dossiers des jeunes (fiche sanitaire de liaison, attestation d'aisance aquatique.), facturer et recouvrer, gérer les aides personnalisées (CAF, conseils départementaux), établir les listes de diffusion nécessaires à la communication aux familles pendant les séjours, concevoir et adresser un questionnaire « bilan » aux inscrivants à chaque fin de séjour.

o COORDINATION du transport des enfants : commander les billets SNCF et communiquer avec les parents et les structures qui commandent les séjours, coordonner les accompagnateurs de train recrutés par l'association, gérer la relation avec la compagnie d'autocar (commande de transport, ajustements de dernière minute si besoin), établir les listes d'enfants utilisant les transports en trains et autocar chaque dimanche à l'aller et au retour.

o INTENDANCE : participation aux commandes alimentaires auprès du fournisseur, en coopération avec le directeur des Florimontains.

o GESTION LIBRE : répondre aux demandes de réservation, assurer l'information des groupes, gérer les réservations, facturer et recouvrer.

Savoir être, savoir faire :
o Faire équipe avec l'ensemble des personnes, salariés et bénévoles impliqués dans le centre de vacances et la gestion libre, pour que les enfants et les groupes bénéficient d'un accueil et de relations de qualité.
o Organiser son travail en fonction de la nécessité du service et de l'emploi du temps de travail.
o Identifier les dysfonctionnements et les signaler au directeur des Flos.
o Avoir de la rigueur, de l'organisation et de la méthode dans les missions exercées.
o Être réactif et rigoureux et soigneux.
o Faire preuve de capacité d'adaptation.
o Faire preuve d'autonomie.
o Être force de proposition et de prise d'initiative.
o Avoir un bon relationnel avec les inscrivants, partenaires, personnels et publics accueillis.
o Avoir une bonne gestion des priorités, notamment en périodes de fortes activités.
o Maintenir une attitude professionnelle dans le cadre du travail en toute circonstance.

Prérequis :
o Bac + 2 demandé
o Bonne connaissance du pack office, excel notamment.
o Sens de la communication et des relations humaines.
o Expérience similaire, si possible en Accueils Collectifs de Mineurs, et références.

Aménagement du poste :
o Hébergement et restauration possibles au centre de vacances.
o Semaines de télétravail possibles en août.


Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Conseiller une organisation, une structure - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération selon profil + hébergement possible