Chargé ou chargée d'accueil des intervenants au FIG (H/F)

Le Festival International de Géographie, basé à Saint-Dié-des-Vosges recherche son futur chargé ou sa future chargée de l'accueil des intervenants et logistique. Cette année, pour la 34e édition, la manifestation aura lieu du 4 au 6 octobre 2024.
Soutenu par la Ville et l'Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financé par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l'Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd'hui l'un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l'ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Durée du CDD : 15 juillet au 15 octobre 2024 (3 mois)
Vous devez être en mesure de respecter la temporalité de l'évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d'une équipe de 3 personnes, le.la chargé-e de l'accueil des intervenants a pour missions :

LOGISTIQUE DE L'ACCUEIL DES INTERVENANTS
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, comédiens, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d'accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
ADMINISTRATION
- Suivi des factures et actualisation des budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)

COORDINATION DU PÔLE ACCUEIL DES INTERVENANTS DURANT LE FESTIVAL
- Accueil des intervenants
- Gestion d'une équipe
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
- Préparation du planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d'intervention - autres transferts.
PROFIL RECHERCHÉ
- Expression écrite et orale soignée, orthographe parfaite
- Sens de l'accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau serait un plus
- Aisance informatique, sens de l'organisation, rigueur, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu'engendre un environnement de travail dynamique
DESCRIPTION DE L'EXPÉRIENCE RECHERCHÉE
Nous ne demandons pas forcément d'expérience dans l'événementiel mais si vous avez le sens de la rigueur, de l'organisation, un esprit d'initiative et d'anticipation, ce poste est pour vous.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Statutaire