Chargé / Chargée d'accueil (H/F)

Qui sommes nous ?

INSITU est une entreprise familiale créée il y plus de 25 ans, spécialisée dans le bureau opéré haut de gamme. Au fil des années, nous avons acquis un savoir-faire unique et sommes aujourd'hui capables d'accompagner chaque client de la conception de son projet à la gestion quotidienne de ses bureaux avec une approche globale haut de gamme visant l'excellence.
Nous contribuons à améliorer le bien-être au travail en développant l'expérience utilisateur et en valorisant la marque employeur pour nos clients. Grace a notre large palette de produits et services, nous nous définissons en tant qu'expert en ingénierie de l'environnement de travail.

Notre devise ?
Des services d'excellence pour une sérénité absolue

Notre force ? Nos équipes !
Être proche de nos clients pour être capable de comprendre et anticiper leurs besoins.
Nous proposons à chacun de nos clients des solutions sur mesure, toujours avec le souci du détail et de l'excellence.

Votre mission ?
Vous serez l'interlocuteur privilégié de nos clients et visiteurs. Votre rôle sera de les accueillir, les informer et de les accompagner dans leurs démarches (réservation de salle de réunion, prestations traiteur, mobilité douce. etc.).

Gestion de l'accueil :
- Recevoir et orienter les visiteurs de façon adéquate, en français et en anglais
- Assurer la réception et la transmission des appels et messages téléphoniques
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes, mise à disposition des badges
- Tenir un registre de fréquentation des locaux
- Travaux administratifs
- Gestion des salles de réunion et organisation des prestations traiteur
- Procéder à l'affichage des informations et de la documentation
- Assurer la signalétique relative aux réunions et manifestations organisées sur le site
- Traiter le courrier (réception, affranchissement, envoi, distribution)

Gestion logistique du site :
- Réaliser les inventaires des consommables
- Veiller au bon état général du site et au bon fonctionnement des équipements
- Réaliser des tâches logistiques
- Mettre en place les prestations traiteur
- Assurer le réassort café
- Gérer les stocks et les commandes jusqu'à la livraison
- Assurer à la sécurité et la sûreté du site

Savoir et Connaissances :
- Maîtrise orale et écrite du français et de l'anglais
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir-faire :
- Adapter sa communication face à son interlocuteur
- Gérer les conflits
- Orienter vers les interlocuteurs adéquats selon la demande
- Rendre compte sur l'état d'avancement des actions confiées
- Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnement

Savoir être :
- Excellente présentation
- Esprit d'équipe
- Polyvalence
- Sens du relationnel
- Adaptabilité
- Autonomie
- Écoute active
- Rigueur

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?
Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Annuel de 25000 Euros sur 12 mois