Assitant de gestion et communication (H/F)

Rattachement
-Hiérarchique : le salarié mène sa mission en relation directe avec la directrice de l'association sous la responsabilité du Président et des membres du bureau et du Conseil d'Administration
-Fonctionnel : aux salariés de l'AFES et aux adhérents (pour activités des commissions et groupes de travail)

Autonomie et responsabilité : Nécessaire autonomie dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées, le poste nécessite le respect de la confidentialité correspondante et une bonne maitrise des outils bureautiques et collaboratifs. Marge de man?uvre pour l'organisation de son travail et dans les missions définies ci-dessous

MISSIONS : assistant de gestion / suivi trésorerie
Mission principale : assister la direction dans sa mission d'administration générale et comptable
Communication interne :
-Réaliser la saisie ou rédaction des différents documents (courriers, dossiers, rapports .).
-Assister les bénévoles et salariés dans la logistique des différentes manifestations (séminaires,
réunions, formations, recrutements, réservation de salle, convocations, inscriptions).
-Contribuer à la gestion du réseau d'adhérents, tenir à jour la liste des contacts et assister à la
communication de l'association.
Assurer la gestion des supports documentaires de l'association, collecter les besoins (commandes,
facturation), réaliser le classement, la diffusion interne et l'archivage des documents.
-Assurer l'enregistrement en Préfecture et la diffusion des documents statutaires.
-Assister à la gestion administrative des ressources humaines (suivi prévoyance, mutuelle, arrêts de travail, congés) en lien avec les services comptable et social (S3A) et avec la Directrice.

Gestion comptable et trésorerie :
-Suivi des conventions : Assurer le suivi administratif des conventions conclues entre l'AFES et ses financeurs. Assurer la remontée de dépenses des conventions conclues entre l'AFES et ses financeurs (une dizaine de subventions par an avec des financeurs majoritairement publics)
-Assurer le suivi de la trésorerie de l'association en lien avec le trésorier et la mise à jour du plan de trésorerie en lien avec le suivi des subventions. Réaliser les factures, les mémoires en dépenses, archivage des pièces justificatives ; contact avec les financeurs (majoritairement publics) pour le suivi et relances de paiements.
-Suivi administratif courant : réception/envoi de courriers, mise à jour de contrats auprès de différentes institutions (conventions d'occupation de locaux, convention de mise à disposition de ressources documentaires, .)

Relations fonctionnelles (internes et externes) :
-Travaille au quotidien avec la directrice et plus largement les membres du bureau pour assurer le bon fonctionnement de l'AFES et lui rend compte des activités dont il/elle a la responsabilité.

Lieux d'exercice du poste : Maison des solidarités (possibilité 1 journée de télétravail hebdomadaire)
Poste à pourvoir au 1er juin.
Temps partiel possible (80%).

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• suivi de trésorerie - Exigé
• gestion d'un fichier adhérents - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 1800 Euros à 2000 Euros sur 12 mois