Assistant.e administratif.ve en alternance (H/F)

Notre groupe IE-MOB (Institut de l'Education à la Mobilité), expert dans la formation routière, rassemble différentes entités dont la mission est de transmettre le vivre ensemble aux différents acteurs de la route :
- Le CEFR, centre de formation de moniteurs et école de conduite basée à Fontenay-le-Comte (85200)
- ActiROUTE, leader national sur les stages de sécurité routière dont le stage de récupération de points du permis de conduire, également basé à Fontenay-le-Comte
- EDUCACODE, localisée à La Rochelle, au c?ur des Minimes et spécialisée dans l'Ed-Tech et la numérisation des différents programmes proposés par CEFR et ActiROUTE.

C'est dans notre Centre de Formation à la Mobilité du CEFR, qui développe et anime des formations à destination des professionnels de la sécurité routière, qu'est proposé ce poste en alternance.

A partir de la rentrée scolaire de 2024, tu joueras un rôle essentiel au sein de notre organisme de formation en soutenant les opérations administratives et en assurant un service client de qualité. Tu contribueras au bon fonctionnement de l'organisme en assurant la coordination et la gestion de diverses tâches administratives.

Voici les principales missions auxquelles tu participeras :
1. Accueil et service client :
- Accueillir les participants aux formations et répondre aux appels téléphoniques.
- Fournir des informations détaillées sur les programmes de formation et les services de l'organisme.
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par email.
2. Gestion des inscriptions aux formations :
- Assurer la réception des inscriptions, vérifier leur conformité et saisir les données dans notre système de gestion.
- Coordonner la logistique des formations, y compris la réservation de salles, la préparation du matériel pédagogique.
3. Suivi administratif :
- Assurer le suivi administratif des dossiers des participants, y compris la collecte des documents nécessaires.
- Préparer les attestations de formation, les certificats et les documents administratifs.
4. Gestion des relations avec les organismes de financement :
- Collaborer avec les organismes de financement pour le traitement des demandes de prise en charge des formations.
- Assurer la gestion des dossiers de financement, y compris la préparation des rapports et documents requis.
5. Coordination de la certification Qualiopi :
- Participer à la mise en place et au suivi du processus de certification Qualiopi en collaboration avec les différentes équipes.
- Veiller au respect des exigences Qualiopi dans les processus administratifs de l'organisme de formation.
6. Gestion de l'archivage :
- Assurer l'archivage sécurisé des documents administratifs conformément aux réglementations en vigueur.

Les compétences que nous recherchons chez toi :
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Qualités relationnelles essentielles.
- Maîtrise des outils informatiques (Suite Office, logiciels de gestion de base de données).
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Les conditions :
- Durée du contrat : 1 à 2 ans selon ta formation.

Les modalités de candidature :
Si tu es intéressé.e, merci de nous adresser ta candidature et ta lettre de motivation à service.rh@ie-mob.com en indiquant dans l'objet de ton mail « Assistant.e administratif.ve en alternance »

Nous sommes impatients de recevoir ta candidature et d'accueillir un nouveau membre dans notre équipe !

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Sens du relationnel - Exigé
• Maîtrise des outils informatiques (Suite Office) - Exigé
• Compétences en communication écrite et orale - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Selon grille d'ap