Assistant Technique Planning (H/F)

Bienvenue à l'ADMR de Maine et Loire, 1er réseau associatif de service à la personne en France. Basée à St Barthélemy d'Anjou, la Fédération ADMR apporte un soutien technique aux associations pour la réalisation des services à domicile : entretien de la maison, services aux seniors, enfance & parentalité, accompagnement du handicap.

Dans le cadre d'un remplacement, la Fédération ADMR de Maine-et-Loire recherche pour son association locale un(e) assistant(e) technique planning H/F.
L'association ADMR Pays Allonnais offre des services personnalisés et évolutifs d'aide et de soins à domicile de proximité dans l'objectif d'accompagner le projet de vie de chaque famille et chaque personne âgée ou en situation de handicap.

Rattaché(e) à la présidence de l'association, votre mission est d'accompagner les bénévoles dans l'animation et la gestion de l'association.

1 - Mission de planification des interventions
Etablir le planning de référence toutes activités (soir/weekend, couchers tardifs, portage repas ) et le mettre à jour.
Communiquer le planning aux responsables et aux salariés.
Informer les clients du planning d'intervention et de changements éventuels.
Gérer le planning d'urgence (selon absences, hospitalisations, ADOMI ).
Participer à l'organisation de l'entraide ou mise à disposition et la planifier.
Suivre les modulations.
Assister aux réunions de concertation des aides à domicile

2 - Mission d'accueil/secrétariat
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Répondre aux questions des interlocuteurs ou les réorienter vers les services compétents.
Relever les messages téléphoniques, mails, courriers et les traiter.
Tenir à jour un outil de transmission afin de consigner tous les appels/visites/envois/réceptions de courriers.
Gérer l'intendance (stock de fournitures intervenants/bureau)

3 - Mission de gestion administrative des dossiers
Centraliser les éléments constitutifs des dossiers et les vérifier avant envoi à la fédération.
Suivre les accords (familles, personnes âgées et personnes en situation de handicap).
Suivre les renouvellements.
Saisir mensuellement les données permettant le traitement de la facturation

4 - Missions de cogestion administrative RH
Assurer l'ensemble des démarches liées à l'embauche de salariés
Transmettre les informations relatives à l'embauche à la Fédération
Rédiger des contrats de travail ou avenants selon la législation sociale
Assurer la préparation de la paie
Relayer les informations concernant la formation des salariés

A ce titre, nous recherchons un certain nombre de compétences/qualités :
- Gérer les priorités et les urgences,
- S'adapter aux modifications et sollicitations multiples,
- Identifier les problématiques et les solutions à mettre en place,
- Savoir rendre compte de son activité,
- Autonomie et organisation,
- Réactivité et force de proposition,
- Posséder un esprit d'équipe et des qualités relationnelles,
- Maitriser les outils bureautiques et informatiques,
- Respecter les consignes et les procédures de l'association et de la fédération.

- Formation/expérience : Une formation de niveau 5 (BTS ou équivalence : BTS SP3S, BTS Assistant de gestion, BTS ESF, licence professionnelle services de proximité etc.) ou expérience professionnelle similaire en association est souhaitée.
- Localisation du poste : 35 rue Armand Quenard - 49650 ALLONNES
- Rémunération : 13,81? brut/horaire hors Eléments Complémentaires de Rémunération (ECR) diplôme. Filière Support Technicien(ne)/Agent(e) de maîtrise Degré 1 et Echelon 1 et du coefficient 363.
- Type de contrat : CDI 24h/semaine
- Prise de poste envisagée : 8 avril 2024, des temps d'accompagnements et de formations seront prévus afin de faciliter l'intégration.

Horaires : temps partiel Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 13.81 Euros à 14.42 Euros sur 0 mois