ASSISTANT FORMATION (H/F)

ANVERGURE INTERIM & RECRUTEMENT, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé dans les métiers tertiaires, cherche pour un de ses clients spécialisé dans le service aux entreprises basé dans le Val d'Oise (95), un(e) :

ASSISTANT FORMATION (H/F)

pour un poste en CDI à pourvoir immédiatement.

Rattaché au Directeur Général Adjointe de l'organisme de formation du groupe, vous gérez la mise en place des formations et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers formation.

Vos missions s'articulent autour de 2 axes :
- Permanents
o Gérer les entrées et sorties des permanents sur le logiciel
o Créer les sessions de formation sur le logiciel selon la liste des inscrits définie en amont
o Préparer et éditer l'ensemble des documents administratifs des sessions de formation depuis le logiciel
o Gérer la logistique des formations (salles, pauses, repas, ordinateurs, connexion si formation à distance) et faire les mails de confirmation à l'ensemble des personnes concernées
o Contrôler les notes de frais stagiaire et les factures de l'agence de voyage
o Facturer les sessions de formation : vérification de la conformité du dossier, édition des factures, transmission à la comptabilité pour enregistrement
o Transmettre les factures des fournisseurs à la comptabilité chaque semaine
o Saisir les demandes de remboursement des dossiers de formation permanents auprès de l'OPCO
o Suivre les remboursements effectués par l'OPCO
o Répondre aux contrôles réguliers de l'OPCO sur les dossiers formation permanents en lien avec le N+1
o Monter les contrats de professionnalisation et d'apprentissage des permanents en agence pour en demander le financement auprès de l'OPCO

- Ponctuelles
o Valider les demandes formation intérimaire dans le logiciel
o Suivre et modifier les demandes de formation intérimaire dans le logiciel, le cas échéant
o Réceptionner le dossier complet de formation (facture, convention, programme, feuille de présence et/ou certificat de réalisation, bulletin de salaire)
o Relancer régulièrement les agences et/ou organismes de formation pour mise en conformité éventuelle des dossiers (2 mois pour la mise en conformité à l'issue de la formation)
o Transmettre les factures des organismes de formation à la comptabilité chaque semaine
o Suivre les remboursements effectués par l'OPCO sur le logiciel
o Répondre aux contrôles réguliers de l'OPCO sur les dossiers formation intérimaires en lien avec le N+1
o Conseiller les agences sur la mise en place des formations intérimaire (choix des organismes, niveau de prise en charge, nouveautés réglementaires.)

- Autres
o Accompagner les agences dans l'utilisation du logiciel formation intérimaire
o Préparer un fichier mensuel envoyé au service RH pour obtenir les bulletins de salaire des permanents formés et en demander le remboursement auprès de l'OPCO

Cette liste n'est pas limitative

De formation Bac+2 minimum, vous justifiez d'une première expérience à un poste d'assistanat formation.

Vous avez une bonne maitrise du pack office et notamment d'Excel.

Une bonne connaissance juridique en matière de formation est nécessaire pour ce poste.

Polyvalent(e), organisé(e) et doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes capable de travailler dans l'urgence et en toute autonomie.


Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité

Rémunération Annuel de 28000 Euros à 32000 Euros sur 12 mois