Assistant(e) de Direction et d'Administration bilingue japonais (H/F)

Cabinet de recrutement, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction et d'Administration bilingue japonais F/H pour l'un de nos clients.

1) Contrat : Intérim, Non-cadre

2) Durée : à partir de mi-mai 2024 pour 7 mois environ (prolongation possible)

3) Horaires de travail :
Temps plein (35h) ou Temps partiel (de 3 à 4 jours par semaine)

4) Lieu de travail : Paris

5) Contenu du poste

a/ Assistanat de la Direction :
- Réservation des transports et hôtels pour les déplacements professionnels
- Négocier et maintenir les accords avec les hôtels et les agences de voyage
- Gestion des plannings,
- Traitement des appels, courriels et courriers entrants et toutes tâches connexes
- Organisation des réunions, interprétariat en japonais, français et anglais (éventuels déplacements possibles),
- Participer aux réunions et rédiger des mémos,
- Support administratif pour les expatriés (recherche d'immeuble, obtention de visa,.),
- D'autres tâches diverses confiées par la Direction.

b/ Assistanat administratif pour les affaires courantes :
- Gestion quotidienne de l'entretien des bureaux (fournitures de bureaux, des équipements (IT, ordinateurs, téléphones) ainsi que de la maintenance du bâtiment (chauffages, climatisation, dégâts des eaux), etc.
- Faire les demandes de devis auprès de plusieurs fournisseurs.
- Etablir le tableau comparatif des fournisseurs et des documents divers.
- Rôle d'interface avec les fournisseurs, vérification de contrats avec les fournisseurs
- Gestion des contrats de location, d'assurance et d'achat de fournitures.
- Traduire des documents divers (devis, contrats, certains documents techniques, etc.).
- Aide à la comptabilité de base et gestion de frais, en cas de besoin.

6) Salaire mensuel brut :
De 2100 à 2500? brut par mois (en cas de temps plein).
Au prorata si temps partiel


7) Profil
a/ Compétences linguistiques :
- Japonais : courant ou niveau natal
- Français : courant ou niveau natal
- Anglais : niveau intermédiaire minimum

b) Expériences :
- Expériences professionnelles au Japon en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) et/ou Assistant(e) de direction appréciées
- Expériences professionnelles en France en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) et/ou Assistant(e) de direction obligatoire
- Connaissance en comptabilité appréciée

c/ Compétences en bureautique :
- Pack Office : bonne maîtrise exigée

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité

Langues

Français - Exig?
Japonais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 2100.00 Euros à 2500.00 Euros sur 12.0 mois