Assistant de gestion administrative H/F

La Direction de la recherche du CHU de Poitiers recrute un Assistant de gestion administrative (H/F).

I . Missions générales
Sous la responsabilité du chef de projets :
1 - Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet :
- Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
- Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings)
- Participer à l'organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc.)
2 - Assurer le suivi documentaire du projet :
- Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
- Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc.), les classer, mettre à jour le réseau informatique
- Participer à la mise à jour des documents de l'étude et des classeurs promoteur, aux mailings, et envoyer des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
- Participer à l'archivage de l'étude
3 - Assurer le suivi logistique du projet :
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc.
- Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc.) : envois initiaux et réapprovisionnements
- Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
- Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne
4 - Aide au suivi financier du projet
- Vérifier les factures de surcoûts proposées par les centres associés
- Adresser des propositions de facture aux centres associés
- Suivre les règlements de nos partenaires

II . Profil recherché
1 - Diplôme et formation requis
Bac +2 minimum
2 - Compétences requises
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d'internet
- Anglais écrit niveau BAC
- Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts
3 -Capacités requises
- Sens de l'organisation, esprit d'initiative, dynamisme et réactivité
- Capacité d'organisation
- Rigueur
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Aisance relationnelle

III . Nature du contrat et des conditions de recrutement
- Grade : Adjoint administratif
- CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l'issue des 12 mois
- Quotité de temps de travail : Temps plein / en présentiel

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation), à déposer sur le site web du CHU, est le 12 mai 2024

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques - Souhaité
• Anglais écrit niveau BAC - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Fonction Publique Hospitalière