Assistant / Assistante de service formation (H/F)

Horaires : 07H36 par jour, 08h30 - 16h00, 08h45 - 16h15, du lundi au vendredi (en fonction du besoin de la hiérarchie)

DESCRIPTION DE LA DIRECTION

-Liaisons hiérarchiques :

DRH, en charge de la Formation Continue du GHU
Responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation


-Liaisons fonctionnelles/Formation et coordination :

Formateurs de Sainte Anne Formation
Assistantes de formation (Sainte Anne Formation, IFCS, IFSI, Formation continue et Bibliothèque médicale)
Personnels des services du GHU : la paie, les financiers, la DRH, les services logistiques, les achats
Intervenants vacataires
Clients : institutions, stagiaires et partenaires extérieurs


Présentation de l'équipe :

1 responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation
3 cadres consultants
2 assistantes de formation
1 ASH



MISSIONS

Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations continue en inter et intra de SAF.

Activités afférentes à la mission principale :
Secrétariat de Sainte Anne Formation
Organisation logistique et administrative de Sainte Anne Formation
Assurer l'organisation et la gestion administrative des formations et conférences en inter ou en intra (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d'émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants)
Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster.
Collaborer ou élaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication
Aider sa collègue à l'élaboration du rapport d'activité, du bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (ANDPC et la DIRECCTE)
Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation (métro chevaleret) le cas échéant
Préparer l'arrivée d'un logiciel de formation et utilisation du logiciel de formation


Liaisons avec les services du GHU

Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires)
Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie
Mettre à jour le fichier des intervenants
Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission à la DRH
Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances


Missions communes :

-Aider ponctuellement l'autre secrétaire sur son propre secteur d'activité, en fonction de la charge de travail
-Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation



PROFIL

Compétences :

Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation
Connaissance des outils de bureautique
Savoir organiser des formations
Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles


Aptitudes :

Sens de l'organisation et des priorités
Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe
Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 2249 Euros à 2282 Euros sur 12 mois